Beispieldokument: Diese Seite ist ein Musterentwurf für die fiktive „Muster GmbH“. Sie enthält keine realen Modelle, Scores, Entscheidungssysteme, Trainingsdaten oder organisationsbezogenen Freigaben.
Abgrenzungsregel: Profiling und automatisierte Entscheidung werden getrennt geprüft. Nicht jedes Profiling ist eine ausschließlich automatisierte Entscheidung nach Artikel 22 DSGVO.
Schutzregel: Eine nur formale menschliche Bestätigung genügt nicht. Menschliches Eingreifen muss durch eine befugte Person mit tatsächlicher Entscheidungskompetenz, ausreichenden Informationen und der Möglichkeit zur Änderung erfolgen.
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenten-ID | DSGVO-MA-03-07 |
| Dokumentenart | Detailverfahren für Profiling und automatisierte Entscheidungen |
| Wiki.js-Pfad | /DSGVO/03-Betroffenenrechte/Automatisierte-Entscheidungen-und-Profiling |
| Verantwortlich | festzulegende Datenschutzkoordination / Prozesseigner / Systemverantwortung |
| Fachlich geprüft durch | Datenschutzbeauftragte/r, sofern benannt, Rechtsfunktion, IT, Informationssicherheit, Modell- und Fachverantwortliche |
| Freigabe durch | Geschäftsführung beziehungsweise dokumentierte befugte Leitung |
| Status | Entwurf – keine organisationsbezogenen Modelle, Artikel-22-Entscheidungen oder Schutzmaßnahmen freigegeben |
| Version | 1.0 |
| Stand | 10.08.2026 |
| Gültig ab | Nach Inventarisierung, Rechts- und Risikoprüfung, Test sowie formaler Freigabe |
| Nächste Prüfung | Spätestens zwölf Monate nach Freigabe sowie nach Modell-, Daten-, Zweck- oder Schwellenwertänderungen |
| Schutzklasse | Vertraulich; Modelllogik, Parameter, Testdaten, Einzelentscheidungen und Nachweise geschützt |
| DSGVO-Bezug | Insbesondere Artikel 4 Nummer 4, Artikel 5, 6, 9, 12 bis 15, 21, 22, 25, 32 und 35 DSGVO |
| Schnittstellen | VVT, Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, DSFA, Betroffenenanfragen, Widerspruch, Entwicklung, Lieferanten und Nachweise |
Profiling, ausschließlich automatisierte Entscheidung, erhebliche Wirkung und wirksame menschliche Überprüfung werden getrennt bewertet. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
Das Verfahren gilt für Systeme und Prozesse, die personenbezogene Daten automatisiert auswerten, Eigenschaften bewerten, Prognosen oder Scores erzeugen oder Entscheidungen vorbereiten beziehungsweise treffen. Es ergänzt Betroffenenanfragen und Identitätsprüfung.
| Begriff | Arbeitsdefinition | Beispielhafte Funktion |
|---|---|---|
| Profiling | automatisierte Verarbeitung zur Bewertung persönlicher Aspekte | Verhalten, Interessen, Zuverlässigkeit oder wirtschaftliche Lage analysieren oder vorhersagen |
| Entscheidungshilfe | automatisches Ergebnis unterstützt eine echte menschliche Entscheidung | Fachperson prüft Grundlagen, Gegenargumente und kann Ergebnis ändern |
| ausschließlich automatisierte Entscheidung | Ergebnis wird ohne wirksame menschliche Beteiligung verbindlich oder faktisch bestimmend umgesetzt | automatisierte Annahme, Ablehnung, Sperre oder Konditionenentscheidung |
Ein vorgeschalteter Score kann Teil der Entscheidung sein. Wird ein Score von einer nachfolgenden Stelle maßgeblich übernommen, kann die Gesamtwirkung rechtlich besonders relevant sein und wird nicht allein wegen der organisatorischen Trennung als bloße Empfehlung eingeordnet.
Für jeden Anwendungsfall werden nacheinander geprüft:
Nur eine dokumentierte Gesamtprüfung erlaubt die Einordnung. Bezeichnungen wie „KI“, „Assistenz“, „Score“ oder „manuelle Freigabe“ entscheiden nicht über die tatsächliche Funktion.
Die vier Prüffragen werden nicht isoliert, sondern als Entscheidungskette bewertet:
| Automatisierte Bewertung | Wirksame menschliche Entscheidung | Rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung | Arbeitsergebnis | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|
| Nein | – | – | kein Profiling und keine Artikel-22-Entscheidung aus diesem Verfahren | allgemeine DSGVO-Prüfung fortführen |
| Ja | keine individuelle Entscheidung | Nein oder nicht einschlägig | Profiling oder Analyse ohne Artikel-22-Entscheidung möglich | Artikel 5, 6, 13–15, 21, 25, 32 und gegebenenfalls 35 prüfen |
| Ja | Ja, tatsächlich befugt und ergebnisoffen | möglich | automatisierte Entscheidungshilfe | menschliche Prüfung und deren Wirksamkeit nachweisen |
| Ja | Nein oder nur formale Bestätigung | Nein | ausschließlich automatisierte Entscheidung ohne erhebliche Wirkung | allgemeine Zulässigkeit, Transparenz, Fairness und Risiken prüfen |
| Ja | Nein oder nur formale Bestätigung | Ja | Artikel-22-Fall | Verbot mit Erlaubnisvorbehalt, Ausnahme und Schutzmaßnahmen prüfen |
Die Einordnung wird pro Anwendungsfall vorgenommen. Ein System kann in unterschiedlichen Prozessen verschieden einzuordnen sein, wenn Ausgabe, menschliche Nutzung oder Wirkung voneinander abweichen.
Nicht nur die Prozessbeschreibung, sondern die gelebte Entscheidungspraxis ist maßgeblich. Dazu werden Stichproben und Interviews genutzt:
Eine hohe Übernahmequote beweist für sich weder fehlende noch wirksame menschliche Beteiligung. Entscheidend sind Befugnis, Informationslage, Prüfungstiefe, Zeit, Unabhängigkeit und tatsächliche Änderungsmöglichkeit.
Zu prüfen sind insbesondere Auswirkungen auf:
Auch eine formal unverbindliche Bewertung kann erheblich sein, wenn sie in der Praxis regelmäßig übernommen wird.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit erheblicher Wirkung ist nur unter einer einschlägigen Ausnahme zu prüfen:
| Ausnahme | Mindestprüfung |
|---|---|
| Erforderlichkeit für Vertragsabschluss oder -erfüllung | konkrete Erforderlichkeit; bloße Bequemlichkeit, Kostenersparnis oder schnellere Bearbeitung genügt nicht automatisch |
| Zulassung durch Unions- oder Mitgliedstaatenrecht | genaue Norm, Voraussetzungen und gesetzlich vorgesehene Schutzmaßnahmen |
| ausdrückliche Einwilligung | informiert, spezifisch, freiwillig, nachweisbar und widerrufbar; Abhängigkeiten werden geprüft |
Für Vertrag und ausdrückliche Einwilligung werden mindestens menschliches Eingreifen, Darstellung des eigenen Standpunkts und Anfechtung der Entscheidung ermöglicht. Eine allgemeine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 ersetzt die besondere Artikel-22-Prüfung nicht.
Entscheidungen nach Artikel 22 werden grundsätzlich nicht auf besondere Kategorien nach Artikel 9 Absatz 1 gestützt, außer eine einschlägige Voraussetzung nach Artikel 9 Absatz 2 a oder g und geeignete Schutzmaßnahmen liegen vor. Direkte und indirekte Rückschlüsse sowie Stellvertretermerkmale werden einbezogen.
Bei Kindern und anderen besonders schutzbedürftigen Personen gelten erhöhte Anforderungen. Ein solcher Einsatz wird nicht allein aufgrund technischer Machbarkeit freigegeben und benötigt eine besonders begründete Rechts-, Risiko- und Angemessenheitsprüfung.
Die prüfende Person muss:
Reines Anklicken, routinemäßige Bestätigung oder Eingreifen erst nach Eintritt der Wirkung gilt nicht als belastbarer Nachweis menschlicher Beteiligung.
Vor Freigabe und danach risikobasiert wird ein vollständig erfundener Testfall durchgeführt. Der Test enthält bewusst unvollständige oder widersprüchliche Eingangsdaten und ein automatisches Ergebnis, das durch zusätzliche Informationen korrigiert werden müsste.
| Prüfschritt | Erwartetes Verhalten | Geeigneter Nachweis |
|---|---|---|
| Fall erkennen | Prüfer/in erkennt Unsicherheit oder Widerspruch | dokumentierter Prüfvermerk |
| Daten hinterfragen | Herkunft, Aktualität und Zuordnung werden geprüft | Datenquellen- und Qualitätsreferenz |
| Person anhören | Standpunkt und zusätzliche Informationen werden berücksichtigt | geschützte Fallreferenz |
| Ergebnis ändern | automatische Empfehlung kann verworfen oder angepasst werden | begründete unabhängige Entscheidung |
| Folgen korrigieren | nachgelagerte Systeme und Empfänger erhalten die Korrektur | Korrektur- und Übermittlungsnachweis |
| Ursache behandeln | Regel, Modell, Schwellenwert oder Schulung wird geprüft | Maßnahme mit Termin und Wirksamkeitstest |
Der Test gilt nicht allein deshalb als bestanden, weil eine Schaltfläche „manuell geprüft“ betätigt wurde. Bei fehlender Entscheidungskompetenz, unverständlicher Ausgabe oder technisch unmöglicher Abweichung ist die Kontrolle unwirksam und der Prozess wird nicht freigegeben.
Informationspflichten und Auskunft berücksichtigen abhängig vom Anwendungsfall:
Eine rein technische Formel oder allgemeine Aussage wie „algorithmisch geprüft“ reicht nicht. Geschäftsgeheimnisse werden berücksichtigt, dürfen aber nicht pauschal jede verständliche Erklärung verhindern.
Für eine konkrete Entscheidung wird eine verständliche Erklärung aus den tatsächlich verwendeten Informationen erstellt. Sie ist keine allgemeine Produktbeschreibung und kein bloßer Auszug aus technischen Modellunterlagen.
| Erklärungsbestandteil | Leitfrage für die Antwort |
|---|---|
| Entscheidung | Was wurde über die Person entschieden und welche Wirkung trat ein? |
| Rolle der Automatisierung | Welcher Prozessschritt wurde automatisiert und wie wurde das Ergebnis weiterverwendet? |
| verwendete Daten | Welche personenbezogenen Daten und Quellen wurden im konkreten Fall verwendet? |
| angewandtes Verfahren | Welche Verfahrensgrundsätze und wesentlichen Faktoren führten zum Ergebnis? |
| Einfluss und Gewicht | Welche Faktoren wirkten sich in welcher Richtung wesentlich aus? |
| Datenänderungen | Welche unrichtigen oder veränderten Daten könnten zu einem anderen Ergebnis führen? |
| menschliche Beteiligung | Wer prüfte wann, mit welchen Befugnissen und mit welchem Ergebnis? |
| Handlungsmöglichkeiten | Wie kann die Person Stellung nehmen, Daten berichtigen oder die Entscheidung anfechten? |
Nach dem EuGH-Urteil C-203/22 müssen „aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik“ das im konkreten Fall tatsächlich angewandte Verfahren und seine Grundsätze knapp, transparent, verständlich und leicht zugänglich erklären. Quellcode oder eine mathematische Formel allein erfüllen diesen Zweck regelmäßig nicht. Geschäftsgeheimnisse und Daten Dritter werden geschützt, führen aber nicht automatisch dazu, überhaupt keine aussagekräftigen Informationen bereitzustellen.
Die Prüfung umfasst nicht nur Durchschnittswerte, sondern vorhersehbare Fehlfolgen für einzelne Personen und Gruppen.
| Ereignis | Pflichtprüfung vor Nutzung | Freigabenachweis |
|---|---|---|
| neuer Anwendungsfall | Zweck, Rechtsgrundlage, Artikel-22-Screening, DSFA-Screening, Transparenz und menschliche Aufsicht | Erstfreigabe mit offenen Maßnahmen |
| neues Modell oder neue Regel | Datenherkunft, Leistungs- und Fehlertest, Gruppenwirkung, Robustheit und Erklärbarkeit | kontrollierte Modell-/Regelversion |
| neuer Schwellenwert | fachliche Wirkung, Fehlentscheidungen und erhebliche Folgen | begründete Schwellenwertentscheidung |
| neue Datenquelle | Zulässigkeit, Zweckvereinbarkeit, Qualität, Stellvertretermerkmale und Informationspflicht | Datenquellenfreigabe |
| neuer Anbieter | Rollen, Vertrag, Transparenzunterstützung, Änderungen, Audit und Ausstieg | Lieferanten- und Datenschutzfreigabe |
| Drift, Beschwerde oder Vorfall | Auswirkung, betroffene Entscheidungen, Korrektur, Information und Wiederholungstest | Abweichung, Maßnahme und Retest |
Eine technische Produktaktualisierung wird nicht automatisch als datenschutzrechtlich neutral behandelt. Auch unveränderte Software kann durch neue Nutzung, Zielgruppe, Daten oder nachgelagerte Entscheidungsregeln einen neuen Prüfbedarf auslösen.
Systematische und umfassende Bewertung persönlicher Aspekte auf Grundlage automatisierter Verarbeitung mit Entscheidungen von rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ist ein gesetzlich benannter DSFA-Prüffall. Vor Inbetriebnahme werden Umfang, Zwecke, Erforderlichkeit, Verhältnismäßigkeit, Risiken und Abhilfemaßnahmen bewertet.
Die DSFA wird bei wesentlichen Änderungen, neuen Datenquellen, veränderter Zielgruppe oder erkannten Schäden erneut geprüft. Ein technischer Modelltest ersetzt keine DSFA.
DSGVO und EU-KI-Verordnung werden in einer gemeinsamen Prüfakte verbunden, aber nicht gleichgesetzt:
| Prüffrage | DSGVO / Artikel 22 | EU-KI-Verordnung |
|---|---|---|
| Gegenstand | automatisierte personenbezogene Entscheidung einschließlich Profiling | KI-System, seine Rolle, Risikoklasse und Pflichten der beteiligten Akteure |
| Auslöser | ausschließlich automatisiert sowie rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung | insbesondere Einstufung als Hochrisiko-KI oder sonstige konkrete KI-Pflicht |
| menschliche Rolle | wirksames Eingreifen, Standpunkt und Anfechtung | menschliche Aufsicht nach der einschlägigen KI-Pflicht |
| Erklärung | Transparenz und Auskunft nach DSGVO, insbesondere Artikel 13–15 und 22 | gegebenenfalls Recht auf Erklärung nach Artikel 86 der KI-Verordnung |
| Nachweis | VVT, Artikel-22-Prüfung, DSFA, Einzelfallakte | KI-Inventar, Rollen-, Risiko-, Qualitäts-, Überwachungs- und Betriebsnachweise |
Nicht jede Profiling-Anwendung ist ein KI-System oder Hochrisiko-KI. Umgekehrt fällt nicht jede Hochrisiko-KI unter Artikel 22 DSGVO, etwa wenn keine ausschließlich automatisierte erhebliche Einzelentscheidung getroffen wird. Beide Prüfungen werden deshalb separat dokumentiert und anschließend auf gemeinsame Maßnahmen abgestimmt.
Bei externen Modellen, Plattformen oder Auskunfteien werden geregelt und geprüft:
Ein Verweis auf Geschäftsgeheimnisse des Anbieters entbindet den Verantwortlichen nicht von seinen eigenen Pflichten.
Bei einer Anfrage oder Anfechtung werden gesichert:
| Phase | Tätigkeit | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Sichern | Entscheidung, Daten, Version, Protokolle und Empfänger unveränderbar referenzieren | prüfbarer Ausgangsstand |
| 2. Wirkung begrenzen | soweit erforderlich Vollzug aussetzen oder manuelle Zwischenlösung schaffen | weitere Nachteile begrenzt |
| 3. Person einbeziehen | Standpunkt, Berichtigung und zusätzliche Informationen aufnehmen | vollständige Einzelfallgrundlage |
| 4. Neu entscheiden | befugte Person bewertet ergebnisoffen und dokumentiert ihre Gründe | bestätigte, geänderte oder aufgehobene Entscheidung |
| 5. Korrigieren | Daten, Folgeprozesse und Empfänger berichtigen | konsistenter korrigierter Stand |
| 6. Lernen | systemische Ursache, ähnliche Fälle und Maßnahmen prüfen | Maßnahme, Verantwortlichkeit und Retest |
Die Neubewertung wird nicht derselben ungeprüften Automatik überlassen. Besteht der Fehler möglicherweise auch bei anderen Personen, wird der Umfang der Korrektur über den Einzelfall hinaus bewertet.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Anwendungsfall / VVT-ID | Prozess, Zweck, Zielgruppe und Systeme |
| Funktion | Profiling, Entscheidungshilfe oder ausschließlich automatisierte Entscheidung |
| Artikel-22-Prüfung | Automatisierung, Entscheidung, Wirkung und Ergebnis |
| Zulässigkeit | Ausnahme, Rechtsgrundlage und Schutzmaßnahmen |
| Modell / Version | kontrollierte Referenz und Änderungsstand |
| Daten / Tests | Herkunft, Qualität, Fehler, Gruppenwirkung und Robustheit |
| menschliche Prüfung | Rolle, Befugnis, Eingriffsmöglichkeit und Nachweis |
| DSFA / Freigabe | geschützte Referenz, offene Maßnahmen und Status |
Reale Modelle, Parameter, Testdaten und Einzelentscheidungen verbleiben in der geschützten Ablage.
| Feld | Musterwert | Statushinweis |
|---|---|---|
| Anwendungsfall | DEMO-ADM-01 – Priorisierung eingehender Servicefälle | rein fiktiv |
| Funktion | Profiling mit automatischer Empfehlung | Artikel-22-Ergebnis noch offen |
| erhebliche Wirkung | im Muster nicht bestätigt | fachlich zu bewerten |
| menschliche Prüfung | Rolle, Zeit und Abweichungsmöglichkeit noch festzulegen | nicht freigegeben |
| Rechtsgrundlage | nicht bewertet | offen |
| DSFA-Screening | erforderlich, noch nicht durchgeführt | offen |
| Testnachweis | kein Test vorhanden | benötigt |
| Gesamtstatus | Entwurf | keine betriebliche Aussage |
Das Beispiel zeigt bewusst keinen positiven Compliance-Status. Ein inventarisierter Anwendungsfall ist noch kein Nachweis für Zulässigkeit, wirksame Aufsicht oder ausreichende Erklärbarkeit.
| Seite | Funktion |
|---|---|
| Betroffenenanfragen und Identitätsprüfung | Eingang, Identität, Frist und sichere Antwort |
| Auskunft | Informationen zu Logik, Bedeutung und Folgen |
| Widerspruch | Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen und Profiling |
| Rechtsgrundlagenkataster | Rechtsgrundlage und Zweck je Verarbeitung |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | Systeme, Datenkategorien, Empfänger und Schutzmaßnahmen |
| KI und automatisierte Verarbeitung | KI-Inventar, Datenquellen, Rollen, Tests, DSFA und menschliche Aufsicht |
Erstgespräch unter info@smct-management.de vereinbaren
| Version | Datum | Änderung | Erstellt/geändert durch | Freigabe |
|---|---|---|---|---|
| 1.0 | 10.08.2026 | Entscheidungsmatrix, Praxistest menschlicher Überprüfung, Einzelfall-Erklärungsblatt, Freigabe- und Änderungstor, KI-Verordnungs-Schnittstelle sowie Anfechtungsablauf ergänzt; offizielle Links in neuem Tab | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 0.1 | 08.08.2026 | Musterverfahren zu Profiling und automatisierten Entscheidungen erstellt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |