Beispieldokument: Diese Seite ist ein Musterentwurf für die fiktive „Muster GmbH“. Sie enthält keine realen Auskunftsanträge, personenbezogenen Suchergebnisse oder freigegebenen Antwortfassungen.
Umfangsregel: Das Recht umfasst die Bestätigung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Informationen nach Artikel 15 sowie eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Eine bloße Kategorienliste oder das VVT ersetzt die Datenkopie nicht.
Schutzregel: Rechte und Freiheiten anderer Personen werden berücksichtigt. Konflikte führen nicht automatisch zur vollständigen Ablehnung; Schwärzung, Trennung, Auszug oder andere verhältnismäßige Lösungen werden geprüft.
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenten-ID | DSGVO-MA-03-02 |
| Dokumentenart | Detailverfahren für das Auskunftsrecht |
| Wiki.js-Pfad | /DSGVO/03-Betroffenenrechte/Auskunft |
| Verantwortlich | festzulegende Datenschutzkoordination / Prozesseigner |
| Fachlich geprüft durch | Datenschutzbeauftragte/r, sofern benannt, Rechtsfunktion, IT, Archiv, Personal und betroffene Fachrollen |
| Freigabe durch | Geschäftsführung beziehungsweise dokumentierte befugte Leitung |
| Status | Entwurf – keine organisationsbezogenen Suchbereiche, Antworttexte oder Prüfentscheidungen freigegeben |
| Version | 1.1 |
| Stand | 10.08.2026 |
| Gültig ab | Nach fachlicher Prüfung, Suchtest und formaler Freigabe |
| Nächste Prüfung | Spätestens zwölf Monate nach Freigabe sowie nach Beschwerden, unvollständigen Suchen oder Systemänderungen |
| Schutzklasse | Vertraulich; Suchergebnisse, Kopien, Schwärzungen und Antworten besonders geschützt |
| DSGVO-Bezug | Insbesondere Artikel 12, 15 und 23 DSGVO |
| Nationaler Bezug | Insbesondere § 34 BDSG sowie weitere gesetzliche Beschränkungen nur nach dokumentierter Einzelfallprüfung |
| Schnittstellen | zentrales Anfragenverfahren, VVT, Informationspflichten, Empfänger, Drittlandtransfers, Archiv, Identitäten und sichere Übertragung |
Vollständige und sichere Auskunft mit dokumentierter Suche, geprüfter Datenkopie und verständlicher Erläuterung. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
Das Detailverfahren ergänzt Betroffenenanfragen und Identitätsprüfung. Dort bleiben Eingang, Identität, Vertretung, Frist, sichere Kommunikation und übergreifender Nachweis führend.
| Bestandteil | Inhalt |
|---|---|
| Bestätigung | Werden personenbezogene Daten der Person verarbeitet? |
| personenbezogene Daten | konkrete Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind |
| Zwecke | tatsächliche Verarbeitungszwecke |
| Kategorien | Kategorien personenbezogener Daten |
| Empfänger | Empfänger oder Empfängerkategorien; tatsächliche Empfänger soweit erforderlich und verfügbar |
| Speicherdauer | geplante Dauer oder Kriterien ihrer Festlegung |
| Rechte | Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch |
| Beschwerde | Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde |
| Herkunft | alle verfügbaren Informationen, wenn Daten nicht bei der Person erhoben wurden |
| automatisierte Entscheidungen | Bestehen, aussagekräftige Logik, Tragweite und angestrebte Auswirkungen |
| Drittlandtransfer | geeignete Garantien nach Artikel 46 |
| Kopie | erste Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten |
Die Kopie soll die personenbezogenen Daten verständlich und originalgetreu erkennen lassen. Abhängig vom Kontext können erforderlich sein:
Nicht jedes vollständige Dokument muss herausgegeben werden, wenn eine verständliche und vollständige Kopie der personenbezogenen Daten anders bereitgestellt werden kann. Der konkrete Kontext und die Verständlichkeit entscheiden.
Der Suchplan übersetzt das Auskunftsersuchen in kontrollierte Suchaufträge. Er verbindet die betroffene Person mit den relevanten Verarbeitungen, Datenquellen, zuständigen Rollen und dokumentierten Rückmeldungen. Ein VVT-Verweis allein belegt nicht, dass alle tatsächlichen Datenbestände durchsucht wurden.
Musterstatus: Die folgende Struktur ist eine Orientierung für ein organisationsbezogen anzupassendes Suchkonzept. Sie enthält keine realen Systemnamen, Suchbegriffe, Personen oder Suchergebnisse. Der ausgefüllte Suchplan gehört in die geschützte Fallakte und nicht in das öffentliche Wiki.
| Feld | Inhalt im konkreten Vorgang |
|---|---|
| Fall-ID | eindeutige Vorgangsreferenz ohne unnötige Klardaten im Dateinamen |
| Eingang und Frist | Eingangsdatum, gesetzliche Frist, interne Rücklauffrist und Eskalationsdatum |
| Identitätsstatus | geprüft, noch offen oder zusätzliche Angaben angefordert |
| Umfang | vollständiges Ersuchen oder nachvollziehbar präzisierter Teilbereich |
| Stichtag | Zeitpunkt, bis zu dem Datenbestände und Empfänger berücksichtigt werden |
| Suchkoordination | verantwortliche Datenschutzkoordination und Vertretung |
| Ausgabeformat | vorgesehenes Antwortformat und sicherer Bereitstellungsweg |
| Freigabe | fachliche Vollständigkeitsprüfung und Freigaberolle |
Der Suchauftrag darf erst an Fachbereiche verteilt werden, wenn klar ist, welche Identifikatoren verwendet werden dürfen und welche Informationen die Suchstellen benötigen. Das vollständige Ersuchen oder Identitätsdokument wird nicht pauschal an alle Beteiligten weitergegeben.
Abhängig von der Beziehung zur Organisation werden geeignete Suchmerkmale festgelegt und Varianten berücksichtigt:
Suchmerkmale werden fallbezogen ausgewählt. Zu breite Freitextsuchen erzeugen unnötige Treffer über andere Personen; zu enge Suchen können relevante Daten übersehen. Abweichende Schreibweisen, Systemwechsel und historische Kennungen werden deshalb ausdrücklich geprüft.
Jede relevante Quelle erhält eine eigene Zeile. „Kein Treffer“ ist ein Suchergebnis und muss ebenso nachvollziehbar sein wie ein positiver Fund.
| Suchbereich | Typische Quelle | Verantwortliche Rolle | Suchauftrag und Abgrenzung | Rückmeldung und Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| Stammdaten und Vertragsbeziehung | CRM, ERP, Vertragsverwaltung | Prozesseigner Kunden/Lieferanten | Identifikatoren, aktive und beendete Beziehungen, Stichtag | Exportreferenz, Trefferzahl, Zeitraum |
| Kommunikation und Vorgänge | Tickets, Funktionspostfächer, Fallmanagement | zuständiger Fachbereich | Vorgangsnummern, E-Mail-Adressen, definierter Zeitraum | Fundstellenliste oder begründete Negativmeldung |
| Beschäftigung oder Bewerbung | Personal- und Bewerbersystem, Personalakte | Personalbereich | Personal-/Bewerbungsnummer, Beschäftigungszeitraum, Archiv | Rückmeldung mit Schutzkennzeichnung |
| Dateien und Zusammenarbeit | Dokumentenablage, Projektbereich, freigegebene Teams | Informations- oder Prozesseigner | benannte Projekte, Ordner, Metadaten und zulässige Freitextsuche | geprüfte Fundstellen und Ausschlüsse |
| E-Mail-Bestände | Funktionspostfächer und erforderliche personenbezogene Postfächer | Postfachverantwortliche / IT nach Freigabe | Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum; keine pauschale Volltextsuche ohne Abgrenzung | Suchprotokoll, Auswahlbegründung, Trefferliste |
| Protokolle und technische Daten | IAM, Web-, Applikations- und Sicherheitsprotokolle | IT / Informationssicherheit | Benutzerkennung, IP- oder Gerätebezug nur soweit eindeutig und erforderlich | System, Zeitraum, Filter und Exportreferenz |
| Auftragsverarbeitung | Hosting, Support, Payroll oder sonstiger Dienst | Vertragsowner / Lieferantenmanagement | vertraglicher Suchauftrag, Frist und sichere Rückgabe | Dienstleisterbestätigung, Ergebnisreferenz |
| Papier und Archiv | Fachakte, Altarchiv, ausgelagerte Aufbewahrung | Archiv- oder Fachverantwortliche | Ablageplan, Zeitraum, Aktenzeichen und Zugriffsbeschränkung | Suchvermerk und geprüfter Ablagebereich |
Die Tabelle zeigt typische Quellen, nicht automatisch den Geltungsbereich jedes Falls. Nicht relevante Bereiche werden mit einer kurzen Begründung ausgeschlossen; sie werden nicht stillschweigend weggelassen.
| Status | Bedeutung | Erforderliche Aktion |
|---|---|---|
| ⚪ Nicht gestartet | Suchstelle ist bestimmt, Auftrag noch nicht bestätigt | Auftrag und Rücklauffrist übermitteln |
| 🔵 Beauftragt | Suchstelle hat Auftrag erhalten | Eingangsbestätigung und Ansprechpartner dokumentieren |
| 🟡 In Bearbeitung | Suche läuft oder Rückfrage ist offen | Frist überwachen, Hindernis klären |
| 🟢 Abgeschlossen | Ergebnis oder belastbare Negativmeldung liegt vor | Qualität und Vollständigkeit prüfen |
| 🔴 Blockiert / überfällig | Zugriff, Zuständigkeit oder Termin verhindert Abschluss | eskalieren, Auswirkung und Ersatzmaßnahme dokumentieren |
Der interne Rücklauf liegt so früh vor der gesetzlichen Antwortfrist, dass Rückfragen, Nachsuchen, Schwärzungen, Aufbereitung und Freigabe realistisch möglich bleiben. Die konkrete Vorlaufzeit wird organisationsbezogen festgelegt.
Eine Rückmeldung „nichts gefunden“ genügt nicht. Eine Negativmeldung nennt mindestens:
Widerspricht die Negativmeldung dem VVT, einem bekannten Datenfluss, einer früheren Korrespondenz oder einem Vertrag, wird nachgesucht. Ein fehlender Treffer in einem führenden System schließt Daten in E-Mails, Archiven, Dienstleistern oder Protokollen nicht automatisch aus.
Vor Abschluss bestätigt die Suchkoordination:
Erst nach dieser Kontrolle wechseln die Suchaufträge auf „abgeschlossen“. Die Freigabe bestätigt die nachvollziehbare Bearbeitung; sie behauptet nicht, dass technisch oder rechtlich ausgeschlossene Datenbestände durchsucht wurden.
| Suchbereich | Muster-Suchmerkmal | Status | Musterergebnis | Offener Punkt |
|---|---|---|---|---|
| CRM | fiktive Kundennummer K-10001 | 🟢 Abgeschlossen | Exportreferenz EXP-01, drei Datensätze | Empfängerliste abgleichen |
| Support | fiktive E-Mail-Adresse und Zeitraum | 🟢 Abgeschlossen | zwei Tickets und ein Anhang | Anhang auf Daten Dritter prüfen |
| Hosting-Dienstleister | Vertragsreferenz und Benutzerkennung | 🟡 In Bearbeitung | Rückmeldung ausstehend | Eskalation am internen Termin |
| Papierarchiv | Aktenzeichen und Aufbewahrungsjahr | 🟢 Abgeschlossen | begründete Negativmeldung | keine |
Das Beispiel demonstriert nur die Struktur. Es ist weder ein ausgefüllter Nachweis noch eine öffentlich nutzbare Vorlage für einen realen Vorgang.
Verarbeitet die Organisation eine große Menge von Daten, kann sie die anfragende Person um Angaben bitten, auf welche Informationen oder Verarbeitungsvorgänge sich der Antrag bezieht. Sie unterstützt die Eingrenzung und verweigert die Auskunft nicht allein wegen fehlender Präzisierung. Bereits klar bestimmbare Bereiche werden parallel bearbeitet.
Geprüft werden:
Dokumentiert werden tatsächliche Empfänger, denen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden, soweit dies für die Auskunft erforderlich und möglich ist. Kategorien werden nicht genutzt, um vorhandene konkrete Empfängerangaben unnötig zu verbergen.
Empfänger, Auftragsverarbeiter, eigene Standorte und Beschäftigte werden begrifflich korrekt eingeordnet.
Bei indirekter Erhebung werden alle verfügbaren Herkunftsinformationen bereitgestellt. Geprüft werden:
Die pauschale Angabe „aus öffentlichen Quellen“ genügt nicht, wenn konkretere Informationen verfügbar sind.
Soweit einschlägig, wird verständlich erläutert:
Geschützte technische Details werden nicht pauschal vorgeschoben; eine aussagekräftige Erklärung wird trotz möglicher Geheimnisse bereitgestellt.
Vor Herausgabe werden Daten Dritter und andere geschützte Interessen identifiziert. Mögliche Maßnahmen:
Schwärzungen werden begründet, nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft und dürfen die eigenen Daten der anfragenden Person nicht unnötig entwerten.
Werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet, wird dies nach dokumentierter und plausibler Suche bestätigt. Die Antwort enthält die allgemeinen Beschwerde- und Rechtsbehelfshinweise. Eine negative Auskunft wird nicht allein auf einen fehlenden Treffer in einem einzigen System gestützt.
Die erste Kopie ist unentgeltlich. Für weitere verlangte Kopien kann nur unter den Voraussetzungen des Artikel 15 Absatz 3 ein angemessenes, auf Verwaltungskosten beruhendes Entgelt geprüft werden. Der Inhalt der ersten vollständigen Antwort wird nicht künstlich auf mehrere kostenpflichtige Kopien verteilt.
Bei elektronischer Anfrage wird die Auskunft grundsätzlich in einem gängigen elektronischen Format bereitgestellt, sofern die Person nichts anderes angibt. Geprüft werden:
| Seite | Funktion |
|---|---|
| Betroffenenanfragen und Identitätsprüfung | führender Eingang, Identität, Frist und Nachweis |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | Suchbereiche, Systeme, Empfänger und Fristen |
| Informationspflichten | Angaben und Transparenzabgleich |
| Besondere Kategorien und Strafdaten | Schutzbedarf sensibler Inhalte |
| Kinder und Schutzbedürftige | verständliche und sichere Rechteausübung |
Erstgespräch unter info@smct-management.de vereinbaren
Vor der organisatorischen Freigabe wird der Ablauf mit einem vollständig erfundenen Testfall durchgespielt. Der Test beginnt nicht erst beim Antwortschreiben, sondern bereits am veröffentlichten Eingangskanal. Er prüft, ob die Anfrage erkannt, sicher übernommen, einer Fall-ID zugeordnet und innerhalb der internen Zielzeit an alle relevanten Suchstellen verteilt wird.
Der Testdatensatz wird bewusst über mehrere typische Fundorte verteilt: führendes Fachsystem, Dokumentenablage, Support-Ticket, E-Mail-Anhang, Protokolldaten und ein angebundener Auftragsverarbeiter. Die Bearbeitung muss nachweisen, dass alle Quellen gefunden oder nachvollziehbar ausgeschlossen wurden. Eine bloße Rückmeldung „keine Daten vorhanden“ genügt nicht, wenn Suchbereich, Suchbegriffe, Zeitraum und verantwortliche Person fehlen.
Eine fachfremde Testperson prüft, ob Antwort und Datenkopie ohne internes Systemwissen verständlich sind. Abkürzungen, Codes, Zeitstempel, Empfängerangaben, Herkunft und abgeleitete Bewertungen werden erläutert. Die Prüfung fragt insbesondere:
Der Download oder Versand wird mit einem falschen Empfänger, einem abgelaufenen Link und einer beschädigten Datei getestet. Zugriffsrechte, Verschlüsselung, getrennte Passwortübermittlung, Abrufprotokoll und kontrollierte Löschung temporärer Exportdateien müssen funktionieren. Zusätzlich wird geprüft, dass versteckte Tabellenblätter, Kommentare, Änderungsverfolgungen, Ebenen und Dateimetadaten keine fremden oder internen Informationen offenbaren.
Das Testergebnis enthält Abweichung, Risiko, Maßnahme, Verantwortlichkeit, Termin und erneuten Test. Erst ein nachvollziehbar bestandener End-to-End-Test erlaubt die organisationsbezogene Freigabe des Musterverfahrens.
| Version | Datum | Änderung | Erstellt/geändert durch | Freigabe |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | 10.08.2026 | Suchplan zu einem operativen Arbeitsbaustein mit Suchauftrag, Suchmerkmalen, Suchmatrix, Fristenstatus, Negativmeldung und Vollständigkeitskontrolle ausgebaut | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 1.0 | 09.08.2026 | End-to-End-Praxistest für Vollständigkeit, Verständlichkeit und sichere Bereitstellung ergänzt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 0.1 | 08.08.2026 | Musterverfahren für Auskunft nach Artikel 15 erstellt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |