¶ Bewerber und Personal
Musterstatus: Die Seite enthält keine reale Stellenbesetzung, Personalakte, Aufbewahrungsfrist oder Freigabe. Aktivierung und konkrete Ausgestaltung erfolgen erst nach organisationsbezogener Prüfung.
Trennungsregel: Bewerbung, Talentpool und spätere Personalakte sind unterschiedliche Zwecke. Eine Übernahme oder längere Speicherung erfolgt nicht automatisch.
¶ Dokumenteninformationen
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenten-ID | DSGVO-SP-07-02 |
| Dokumentenart | Verfahren für Bewerbungs- und Personalprozesse |
| Wiki.js-Pfad | /DSGVO/07-Spezielle-Verarbeitungen/Bewerber-und-Personal |
| Verantwortlich | festzulegende Personalverantwortung / Datenschutzkoordination |
| Status | Entwurf – keine realen Verfahren, Fristen oder Systeme bestätigt |
| Version / Stand | 1.0 / 09.08.2026 |
| Schutzklasse | Vertraulich; Bewerbungen, Bewertungen, Gesundheits- und Beschäftigtendaten geschützt |
| Rechtsbezug | Artikel 5, 6, 9, 13, 14, 22, 25, 32 und 35 DSGVO; § 26 BDSG |
Bewerbung und Personalakte mit getrennten Zwecken und Entscheidungen steuern. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
¶ 1. Prozess
| Phase | Mindestkontrolle |
|---|---|
| Stellenplanung | Anforderungsprofil, erforderliche Angaben und Beteiligte festlegen |
| Bewerbung | sicherer Kanal, Datenschutzhinweis, Datenminimierung und Zugriffsschutz |
| Auswahl | arbeitsplatzbezogene Kriterien, nachvollziehbare Bewertung, keine unzulässigen Fragen |
| Interview und Tests | Erforderlichkeit, Alternativen, Anbieter, Aufzeichnung und Löschung prüfen |
| Entscheidung | Entscheidung und nötige Begründung getrennt dokumentieren |
| Einstellung | nur erforderliche Daten kontrolliert in die Personalakte übernehmen |
| Absage | Frist, Rechtsverteidigung, Rückgabe oder Löschung dokumentieren |
| Talentpool | eigener Zweck und regelmäßig gesonderte, freiwillige Einwilligung mit Widerruf |
¶ 2. Besondere Regeln
- Bewerbende gelten nach § 26 Absatz 8 BDSG als Beschäftigte.
- Fragen und Nachweise werden auf die konkrete Tätigkeit begrenzt.
- Online-Formulare und Übertragungswege erhalten angemessene technische Schutzmaßnahmen.
- Video- oder zeitversetzte Interviews werden auf echte Alternativen, Aufzeichnung, Analyse, Zugriff und Löschung geprüft.
- Hintergrundprüfungen, öffentlich auffindbare Profile und Bonitätsinformationen werden nicht pauschal erhoben.
- KI-gestützte Vorauswahl wird transparent gemacht, auf Artikel 22 geprüft und nicht ohne wirksame menschliche Entscheidung eingesetzt.
Eine einheitliche starre Aufbewahrungsfrist wird nicht aus diesem Muster übernommen. Zweck, mögliche Rechtsverteidigung, Fristbeginn und Löschlauf werden rechtlich und organisatorisch festgelegt; die BfDI nennt für Unterlagen abgelehnter Bewerbender als Orientierung grundsätzlich einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten.
¶ 3. Personalakte und Austritt
Personalakten werden nach Datenart und Zweck strukturiert. Gesundheitsdaten, Disziplinarvorgänge, Entgelt, Leistungsdaten und allgemeine Stammdaten erhalten differenzierte Zugriffe und Fristen. Beim Austritt werden Konten, Vollmachten und Berechtigungen entzogen, Arbeitsmittel zurückgegeben und Unterlagen nach Aufbewahrungs- und Löschregeln behandelt.
¶ 4. Nachweise und Kontrolle
Geschützt geführt werden VVT, Auswahlmatrix, Rollen- und Berechtigungskonzept, Informationsfassung, Dienstleisterprüfung, Einwilligung für Talentpool, DSFA-Screening, Fristenentscheidung und Löschprotokoll. Stichproben prüfen, ob Portale, E-Mail-Postfächer, lokale Downloads, Kollaborationsräume und Backups einbezogen sind.
¶ 5. Vom Anforderungsprofil zur fairen Auswahl
Der Datenschutz beginnt vor Veröffentlichung der Stelle. Das Anforderungsprofil bestimmt, welche Qualifikationen, Nachweise und Prüfungen tatsächlich erforderlich sind. Standardfragen aus alten Formularen werden nicht ungeprüft übernommen. Angaben zu Familienplanung, Gesundheit, Religion, Gewerkschaft, politischen Ansichten, Vorstrafen oder Bonität sind besonders sensibel und nur in eng begründeten Konstellationen überhaupt zu erwägen.
¶ 5.1 Eingang und Kommunikation
Bewerbungen werden über einen sicheren, erreichbaren Kanal angenommen. Wird weiterhin E-Mail angeboten, werden Transport, Postfachzugriff, Vertretung und lokale Downloads geregelt. Automatische Eingangsbestätigungen enthalten keine unnötigen personenbezogenen Details. Unterlagen werden nicht ohne Freigabe in privaten Postfächern, Chatgruppen oder unkontrollierten Projektordnern geteilt.
¶ 5.2 Auswahlmatrix
Bewertungen beziehen sich auf dokumentierte, arbeitsplatzbezogene Kriterien. Freitextnotizen bleiben sachlich und dürfen keine diskriminierenden oder spekulativen Aussagen enthalten. Interviewende sehen nur die für ihre Rolle benötigten Unterlagen. Änderungen an Bewertung oder Status sind nachvollziehbar; eine automatisierte Rangfolge wird nicht als objektive Wahrheit behandelt.
| Auswahlstufe | Zulässiger Fokus | Kontrollnachweis |
|---|---|---|
| Vorauswahl | Mindestqualifikation und erkennbare Tätigkeitserfahrung | Kriterien- und Rollenmatrix |
| Interview | fachliche und arbeitsplatzbezogene Eignung | strukturierter Leitfaden und sachliche Bewertung |
| Test | notwendige Fähigkeit mit angemessener Methode | Zweck, Validität, Anbieter und Löschung |
| Referenz | nur nach transparenter und zulässiger Einbindung | dokumentierter Umfang und Kontaktweg |
| Entscheidung | nachvollziehbare menschliche Gesamtentscheidung | Freigabe und begrenzte Begründung |
¶ 6. Besondere Daten, Hintergrundprüfungen und KI
Gesundheits- oder Schwerbehindertenangaben werden nur durch befugte Rollen und innerhalb des erforderlichen Zwecks verarbeitet. Eine freiwillige Angabe wird nicht automatisch zur allgemeinen Information des Auswahlgremiums. Nachweise werden soweit möglich erst in der geeigneten Prozessphase angefordert.
Internet- und Social-Media-Recherche ist keine routinemäßige Hintergrundprüfung. Zugänglichkeit im Internet macht Daten nicht frei verwendbar. Zweck, beruflicher Bezug, Erwartung, Quelle, Richtigkeit und Transparenz werden geprüft. Private Profile und besondere Kategorien werden nicht gezielt ausgewertet.
Bei KI-gestützter Suche, Transkription, Rangfolge oder Videoanalyse werden Anbieter, Trainingsnutzung, Datenübermittlung, Fehler- und Diskriminierungsrisiko, Artikel 22 und DSFA-Bedarf geprüft. „Mensch in der Schleife“ genügt nur, wenn diese Person das Ergebnis verstehen, abweichend entscheiden und die dafür nötige Zeit und Befugnis hat.
¶ 7. Übernahme, Absage und Talentpool
Bei Einstellung werden nur benötigte Daten kontrolliert in die Personalakte überführt. Interviewnotizen, Duplikate, Identitätsnachweise und Testrohdaten werden nicht automatisch übernommen. Zuständigkeit, Zweck, Zugriff und Aufbewahrung wechseln nachvollziehbar vom Bewerbungs- in den Beschäftigtenprozess.
Nach Absage beginnt die festgelegte Frist. Die häufig genannte Orientierung von bis zu sechs Monaten wird nicht als starre gesetzliche Vorgabe dargestellt; mögliche Rechtsverteidigung, konkrete Verjährungs- und Ausschlussfragen, Erforderlichkeit und Löschkonzept werden organisationsbezogen geprüft. Backups und Anbieterportale sind in die Regel einbezogen.
Der Talentpool ist ein eigener, freiwilliger Zweck. Die Einwilligung nennt Zeitraum, Stellenarten, beteiligte Gesellschaften und Widerruf. Eine Ablehnung hat keine Nachteile im laufenden Verfahren. Ohne wirksamen Nachweis werden Bewerbungen nicht vorsorglich im Pool gehalten.
¶ 8. Personalakte und Beschäftigtenlebenszyklus
Die Personalakte wird nach Datenarten und Berechtigungen gegliedert. Entgelt, Gesundheit, Abwesenheit, Leistungsbewertung, Disziplinarvorgang und Stammdaten erhalten getrennte Zugriffe. Führungskräfte sehen nicht automatisch die vollständige Akte. Auswertungen und Exporte werden auf Zweck und Empfängerkreis begrenzt.
Beim Wechsel der Funktion werden Rollenrechte angepasst. Beim Austritt erfolgt ein kontrollierter Prozess für Kontensperre, Übergaben, Kommunikationsdaten, Arbeitsmittel, Vollmachten, gesetzliche Nachweise und Löschung. Das geschäftliche Postfach wird nicht unbegrenzt als Archiv weiterbetrieben; private Nutzung, Abwesenheitsinformation und Zugriff werden vorab geregelt.
¶ 9. Praxistest und Nachweise
Ein erfundener Testlauf beginnt mit der veröffentlichten Stelle und endet mit Einstellung oder Löschung. Er prüft Informationsanzeige, sicheren Upload, Rollen, Bewertungsmatrix, Statuswechsel, Talentpoolwahl, Export, Löschlauf und Betroffenenanfrage. Ein Testdatensatz wird bewusst in Portal, Postfach und lokalem Download verteilt, um Schattenkopien sichtbar zu machen.
Nachweise sind Stellen- und Kriterienfreigabe, Informationsfassung, Rollenmatrix, Auswahlleitfaden, Anbieterprüfung, Einwilligungsnachweis, Löschlauf, DSFA-Screening und Kontrollbericht. Reale Bewerbungen und Bewertungen bleiben in geschützter Ablage.
¶ 9.1 Häufige Fragen
Schnellentscheidung für Lesende: Ein Bewerbungsprozess ist erst belastbar, wenn Anforderungsprofil, erforderliche Daten, sicherer Eingang, Information, Rollen, Auswahlkriterien, besondere Prüfungen, Anbieter, KI-Einsatz, Talentpoolentscheidung und Löschweg dokumentiert sind. Auswahlkomfort allein rechtfertigt keine zusätzliche Datenerhebung.
Dürfen Personalvermittler eingebunden werden?
Ja, aber Rolle, Auftrag, Kandidatenquelle, Information, Übermittlungsbefugnis, Zugriff, Unterauftragnehmer, Länder und Löschung müssen geklärt sein. Eine Zusicherung des Vermittlers ersetzt keine eigene Plausibilitäts- und Nachweisprüfung.
Dürfen Bewerbungen intern weitergeleitet werden?
Nur an Personen, die sie für die konkrete Auswahl benötigen. Weiterleitung an private Adressen, große Verteiler oder andere Gesellschaften ohne geklärten Zweck und Information ist ausgeschlossen. Zugriffsgruppen im Portal sind einer E-Mail-Kette vorzuziehen.
Kann eine Initiativbewerbung für jede künftige Stelle genutzt werden?
Nicht unbegrenzt. Erwarteter Suchbereich, Gesellschaften, Zeitraum und Kontaktweg werden erklärt. Für einen längerfristigen Talentpool wird regelmäßig eine getrennte freiwillige Entscheidung benötigt.
Dürfen Interviewtermine aufgezeichnet werden?
Nicht als Standard. Zweck, Erforderlichkeit, echte Alternative, Empfängerkreis, Analysefunktion und Löschung werden vorab geprüft. Eine Aufzeichnung nur aus Bequemlichkeit ist regelmäßig vermeidbar.
Was geschieht mit Papierunterlagen?
Sie erhalten dieselben Schutz- und Löschregeln wie digitale Bewerbungen. Ausdrucke werden nicht offen liegen gelassen oder nach Abschluss in inoffiziellen Teamordnern aufbewahrt. Rückgabe und datenschutzgerechte Vernichtung werden festgelegt.
Darf ein abgelehnter Bewerber eine Begründung erhalten?
Antwort und Dokumentation werden arbeits- und datenschutzrechtlich abgestimmt. Sachliche Auswahlkriterien, Rechte anderer Personen und Schutz interner Bewertungsprozesse werden berücksichtigt; pauschale oder diskriminierende Aussagen sind zu vermeiden.
¶ 9.2 Qualitätskennzahlen
Geeignete Kennzahlen sind überfällige Löschungen, unberechtigte Portalzugriffe, Bewerbungen außerhalb freigegebener Kanäle, fehlende Informationsnachweise, Talentpooldatensätze ohne gültigen Status und offene Anbieterprüfungen. Die Zahl eingegangener Bewerbungen oder Geschwindigkeit einer automatischen Vorauswahl ist dagegen keine Datenschutzwirksamkeit.
¶ 10. Verknüpfte Seiten
- Beschäftigtendatenschutz
- Informationspflichten
- Einwilligungsmanagement
- Lösch- und Aufbewahrungskonzept
- KI und automatisierte Verarbeitung
¶ 11. Offizielle Grundlagen
¶ 12. Weiterführende Informationen von SMCT MANAGEMENT
Datenschutzprozesse strukturiert und nachweisbar gestalten
¶ 13. Änderungshistorie
| Version | Datum | Änderung | Freigabe |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 09.08.2026 | Auswahlprozess, besondere Daten, KI, Talentpool, Personalakte und End-to-End-Test ergänzt | Ausstehend |
| 0.1 | 08.08.2026 | Musterverfahren für Bewerbung und Personal erstellt | Ausstehend |