¶ Archiv und Altstände
Beispielverfahren: Aufbewahrungsfristen, Löschsperren, Berechtigungen, Archivsysteme und Freigaben sind organisationsbezogen festzulegen. Diese öffentliche Seite enthält keine realen Altstände oder vertraulichen Originale.
Grundsatz: Ersetzen ist nicht Löschen. Eine neue Fassung setzt die vorherige Fassung kontrolliert außer Kraft; Archivierung und spätere Vernichtung folgen einer dokumentierten Entscheidung.
¶ Dokumenteninformationen
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenten-ID | DSGVO-VOR-09-08 |
| Dokumentenart | Musterverfahren für Archiv und Altstände |
| Wiki.js-Pfad | /DSGVO/09-Vorlagen-und-Archiv/Archiv-und-Altstaende |
| Status | Entwurf – keine realen Fristen, Systeme oder Bestände freigegeben |
| Version / Stand | 1.0 / 09.08.2026 |
| Schutzklasse | Öffentliches Verfahren; archivierte Inhalte gemäß ihrem Schutzbedarf |
| DSGVO-Bezug | Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e und f, 5 Absatz 2, 24 und 32 DSGVO |
Altstände eindeutig ablösen, geschützt erhalten und nach geprüfter Frist kontrolliert vernichten. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
¶ 1. Auslöser
Archivierung oder Sperrung wird insbesondere ausgelöst durch neue Version, ersetztes Verfahren, Vertragsende, Systemstilllegung, korrigierte Information, abgeschlossenen Vorgang oder abgelaufene Gültigkeit. Bei Rechtsstreit, Aufsichtsverfahren, Vorfall, Audit oder Untersuchung kann eine Löschsperre erforderlich sein.
¶ 1.1 Vier Zustände sauber trennen
| Zustand | Bedeutung | Darf noch verwendet werden? |
|---|---|---|
| gültig | freigegebene aktuelle Fassung | ja, im festgelegten Geltungsbereich |
| ersetzt | Nachfolger ist gültig; Altstand nur noch als Historie | nein |
| gesperrt | Nutzung und Löschung vorläufig ausgesetzt, etwa wegen Prüfung oder Legal Hold | nein, nur berechtigter Zugriff |
| archiviert | kontrolliert aufbewahrte historische Fassung | nein |
„Gelöscht“ ist kein Dokumentenstatus. Es bezeichnet die ausgeführte Vernichtung nach einer freigegebenen Entscheidung. So bleibt erkennbar, ob eine Fassung nur nicht mehr verwendet werden darf oder ob sie tatsächlich und rechtmäßig vernichtet wurde.
¶ 2. Pflichtangaben für Altstände
| Feld | Mindestinhalt |
|---|---|
| Dokumenten-ID und Version | eindeutige historische Fassung |
| Status | gesperrt oder archiviert; nicht mehr verbindlich |
| Gültigkeitsende | letzter Tag der vorgesehenen Anwendung |
| Nachfolger | Link oder Referenz auf die gültige Fassung |
| Ablösegrund | fachlicher, rechtlicher, technischer oder organisatorischer Anlass |
| Entscheidung | befugte Rolle, Datum und gegebenenfalls Prüfvermerk |
| Schutz und Zugriff | Schutzklasse, berechtigter Personenkreis und Protokollierung |
| Aufbewahrung | Rechts-/Geschäftsgrund, Beginn, Frist und Review |
| Löschsperre | Anlass, Owner, Start, Review und Aufhebung |
| Integrität | lesbares Format, Prüfsumme oder andere geeignete Sicherung |
| Vernichtung | Freigabe, Umfang, Methode, Datum und Nachweis |
¶ 3. Ablauf
- Nachfolger fachlich prüfen und formal freigeben.
- Gültigkeitswechsel und Kommunikationszeitpunkt festlegen.
- Altstand sichtbar als nicht verbindlich kennzeichnen und gegen Nutzung sperren.
- Historie, Freigaben, relevante Nachweise und Verknüpfungen nachvollziehbar erhalten.
- Zugriff, Integrität, Lesbarkeit, Wiederauffindbarkeit und Notfallverfügbarkeit schützen.
- Fristen und Löschsperren regelmäßig prüfen.
- Nach Ablauf und Freigabe vollständig, sicher und nachweisbar vernichten.
¶ 4. Entscheidungslogik für Aufbewahrung und Löschung
Die Archivierungsentscheidung beantwortet fünf Fragen:
- Welcher konkrete Nachweis- oder Rechtszweck besteht? Ein pauschales „könnte später nützlich sein“ genügt nicht.
- Welche Fassung und welche Anlagen sind dafür erforderlich? Dubletten und Arbeitskopien werden nicht automatisch mitarchiviert.
- Wann beginnt und endet die Frist? Ereignis, Dauer und mögliche Unterbrechung werden eindeutig festgelegt.
- Wer darf zugreifen? Berechtigungen richten sich nach Inhalt und Zweck, nicht nach dem früheren Verteiler.
- Wie wird das Ende kontrolliert? Review, Freigabe, Vernichtungsmethode und Nachweis sind festgelegt.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können bestimmte Unterlagen betreffen, rechtfertigen aber nicht automatisch die Aufbewahrung aller enthaltenen Daten oder Arbeitsstände. Ebenso kann § 26 BDSG im Beschäftigungskontext relevant sein, ohne eine unbegrenzte Personalaktenaufbewahrung zu erlauben. Rechtsgrund, Datenumfang und Frist werden deshalb für die jeweilige Dokumentenart geprüft.
¶ Praxisbeispiel: abgelöste DSFA
Eine neue technische Architektur führt zu einer vollständig überarbeiteten DSFA. Die alte Fassung wird nicht einfach überschrieben. Sie erhält Gültigkeitsende, Nachfolger, Ablösegrund und Schutzklasse. Relevante Entscheidungen und Anlagen bleiben für den festgelegten Nachweiszeitraum lesbar; nicht benötigte Arbeitskopien und exportierte Zwischenstände werden bereinigt. Ein späteres Audit kann dadurch nachvollziehen, welche Risikobewertung zu welchem Betriebsstand galt.
¶ 5. Schutzregeln
- Ein öffentlich sichtbarer Metadatensatz macht ein vertrauliches Original nicht öffentlich.
- Reale Fallakten, Verträge, DSFA, Vorfälle, Identitätsnachweise und Sicherheitsdetails verbleiben in geschützten Ablagen.
- Archivzugriff wird nach Need-to-know vergeben und protokolliert.
- Aufbewahrung „auf Vorrat“ ohne Zweck, Rechtsgrund oder Frist ist unzulässig.
- Backups und technisch verzögerte Löschung werden mit dokumentierten Schutz- und Überschreibregeln berücksichtigt.
¶ 6. Technische und organisatorische Mindestkontrollen
- Altstände sind in Suchergebnissen und Seitenköpfen eindeutig als nicht gültig erkennbar.
- Schreibrechte werden entzogen; Änderungen erfolgen nur als dokumentierte Archivkorrektur.
- Nachfolger und Altstand sind gegenseitig referenziert.
- Exportformate bleiben während der Aufbewahrung lesbar; erforderliche Schlüssel oder Viewer werden berücksichtigt.
- Integrität und Vollständigkeit werden risikoadäquat geschützt und stichprobenartig geprüft.
- Zugriffe, Wiederherstellungen und Vernichtungen werden bei schutzbedürftigen Beständen protokolliert.
- Löschsperren besitzen Owner, Grund, Startdatum, Reviewtermin und dokumentierte Aufhebung.
- Kopien in Kollaborationsräumen, lokalen Ablagen, E-Mail und Backups sind in das Löschverfahren einbezogen.
¶ 7. Qualitätsgate vor Vernichtung
Eine Vernichtung wird erst freigegeben, wenn Dokumenten-ID und Bestand eindeutig sind, Frist und Ereignis geprüft wurden, keine aktive Löschsperre besteht, erforderliche Nachweise erhalten bleiben und die vorgesehene Methode zum Schutzbedarf passt. Das Ergebnis enthält Umfang, verantwortliche Rolle, Datum und Bestätigung.
Nach Stichproben oder technischen Rückmeldungen wird geprüft, ob die Vernichtung tatsächlich wirksam war. Bei Backups kann eine sofortige Einzelbereinigung technisch unverhältnismäßig sein; dann müssen Zugriffsschutz, Nicht-Wiederherstellung im Normalbetrieb und kontrollierte Überschreibung nachvollziehbar geregelt sein.
¶ 8. Verknüpfte Seiten
¶ 9. Offizielle Grundlagen
- DSGVO – EUR-Lex
- Bundesdatenschutzgesetz – geltende Fassung
- EDSA: Datenschutz für kleine Unternehmen – Compliance
¶ 10. Weiterführende Informationen von SMCT MANAGEMENT
Dokumentenlenkung, geschützte Archive und nachvollziehbare Aufbewahrungsregeln
¶ 11. Änderungshistorie
| Version | Datum | Änderung | Freigabe |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 09.08.2026 | Statusmodell, Entscheidungslogik, Praxisfall, Mindestkontrollen und Vernichtungsgate ergänzt | Ausstehend |
| 0.1 | 08.08.2026 | Musterverfahren für Archiv und Altstände erstellt | Ausstehend |