¶ Dokumentenvorlagen
Bereitstellungsregel: Auf dieser öffentlichen Seite werden keine editierbaren Word-, Excel- oder PowerPoint-Vorlagen zum freien Download angeboten. Kundenindividuelle Arbeitsmittel werden nach fachlicher Abstimmung über einen geschützten Zugang bereitgestellt.
Nachweisregel: Eine Vorlage ist ein Arbeitsmittel. Sie belegt weder eine durchgeführte Prüfung noch Freigabe, Rechtmäßigkeit, Umsetzung oder Wirksamkeit.
¶ Dokumenteninformationen
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenten-ID | DSGVO-VOR-09-01 |
| Dokumentenart | Übersicht und Lenkungsregeln für Datenschutz-Arbeitsmittel |
| Wiki.js-Pfad | /DSGVO/09-Vorlagen-und-Archiv/Dokumentenvorlagen |
| Verantwortlich | festzulegende Datenschutzkoordination / Dokumentenlenkung |
| Status | Entwurf – kein Vorlagenpaket oder Bereitstellungsprozess freigegeben |
| Version / Stand | 1.0 / 09.08.2026 |
| Schutzklasse | Öffentlich als Beschreibung; Originaldateien nach Inhalt und Kundenbezug geschützt |
| DSGVO-Bezug | Artikel 5 Absatz 2, 24, 25, 30, 32, 35 und 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO |
Vorlagen beschreiben, individuell anpassen und geschützt bereitstellen. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
¶ 1. Bereitstellungsmodell
| Stufe | Inhalt | Zugriff |
|---|---|---|
| öffentliche Information | Zweck, Mindestfelder, Prüflogik und Qualitätskriterien | frei lesbare Wiki-Seite |
| individuelle Anforderung | Regelwerk, Branche, Geltungsbereich und benötigte Formate klären | E-Mail oder Erstgespräch |
| geschützte Bereitstellung | angepasste Word-, Excel-, PDF- oder Projektdateien | personengebundenes Kundenportal |
Damit gibt es bewusst keinen öffentlichen Download-Button für editierbare Originalvorlagen.
¶ 1.1 Warum diese Trennung sinnvoll ist
Eine frei kopierte Vorlage kann professionell aussehen und dennoch zur falschen Organisation, Rolle oder Verarbeitung passen. Pflichtfelder werden häufig ausgefüllt, ohne dass Datenflüsse, Zuständigkeiten und tatsächliche Abläufe geprüft wurden. Das schafft Scheinsicherheit. Das Wiki erläutert deshalb öffentlich, welche Informationen und Entscheidungen erforderlich sind. Die operative Datei wird erst nach Klärung von Zweck, Branche, Geltungsbereich, Rollen, Systemlandschaft und Schutzbedarf konfiguriert.
Geschützt bereitgestellte Arbeitsmittel können beispielsweise kundenspezifische Auswahllisten, Rollen, Fristen, Dokumenten-IDs, Genehmigungsstufen und Referenzen enthalten. Sie bleiben versioniert und werden nicht als anonyme Musterdatei im Internet weitergegeben.
¶ 2. Verfügbare Strukturmodelle
- VVT-Vorlage
- DSFA-Vorlage
- Betroffenenanfrage-Vorlage
- Datenschutzverletzung-Vorlage
- AVV-Prüfliste
- TOM-Prüfliste
¶ 3. Welche Arbeitshilfe passt zu welchem Anlass?
Der Vorlagenfinder speichert keine Eingaben und erzeugt keine Datei. Er verweist auf die passende Strukturseite. Ob das Arbeitsmittel im konkreten Fall genügt und wer es freigibt, wird organisationsbezogen entschieden.
¶ Zuordnungstabelle
| Anlass | Einstieg | Ergebnis im geschützten Bereich |
|---|---|---|
| Verarbeitung neu oder wesentlich geändert | VVT-Struktur | geprüfter, versionierter VVT-Datensatz |
| mögliches hohes Risiko | DSFA-Struktur | Screening, DSFA und Maßnahmenplan |
| Anfrage einer Person | Betroffenenanfrage-Struktur | geschützte Fallakte und freigegebene Antwort |
| Sicherheitsereignis mit Personenbezug | Datenschutzverletzungs-Struktur | Zeitlinie, Risikovermerke, Meldungen und Abhilfe |
| externer Dienstleister | AVV-Prüfliste | Rollen- und Vertragsprüfung, Anbieterakte |
| angemessener Schutz | TOM-Prüfliste | Maßnahmenregister, Test und Wirksamkeitsnachweis |
¶ 4. Lebenszyklus eines Arbeitsmittels
- Anlass klären: Prozess, Projekt, Vorfall, Anfrage oder Vertragsprüfung abgrenzen.
- Passende Struktur wählen: Nur die für den Zweck erforderlichen Module aktivieren.
- Organisation anpassen: Rollen, Begriffe, Systeme, Fristen und Freigabewege festlegen.
- Testen: Musterfall ohne reale Personendaten durchspielen; Pflichtfelder, Berechnungen und Exporte prüfen.
- Freigeben: Owner, Version, Geltungsbereich und Nutzungsbedingungen dokumentieren.
- Geschützt bereitstellen: personengebundener Zugriff, definierte Ablage und kontrollierte Weitergabe.
- Anwenden und prüfen: Qualität der Datensätze, offene Punkte und Nachweise regelmäßig kontrollieren.
- Ändern oder archivieren: neue Fassung kontrolliert einführen, Altstände sperren und aufbewahren.
¶ 5. Qualitätsregeln
Jedes Arbeitsmittel erhält eindeutige ID, Zweck, Owner, Version, Status, Rechtsstand, Schutzklasse, Pflichtfelder, Prüfschritte, Freigabe und Änderungshistorie. Platzhalter, Musterwerte und offene Entscheidungen müssen vor Freigabe entfernt oder nachvollziehbar bearbeitet werden. Reale personenbezogene Daten und Sicherheitsdetails verbleiben in geschützten Ablagen.
¶ Abnahmekriterien
- Pflichtfelder sind fachlich begründet und nicht nur technisch erzwungen.
- Auswahllisten unterscheiden „nein“, „nicht anwendbar“, „unbekannt“ und „noch zu prüfen“.
- Statuswerte trennen geplant, umgesetzt, geprüft, freigegeben und wirksam.
- Berechnungen, Filter, Exporte, Links und Versionsangaben wurden mit einem Musterfall getestet.
- Rollen können nur Entscheidungen treffen, für die sie beauftragt und qualifiziert sind.
- Vertrauliche Anlagen werden referenziert und nicht versehentlich in öffentliche Seiten eingebettet.
- Änderungen an Rechtsstand oder Organisation lösen eine dokumentierte Überprüfung aus.
¶ 6. Verantwortlichkeiten und Zugriff
Die Datenschutzkoordination steuert Inhalt und Bereitstellung, während Prozesseigner die tatsächlichen Angaben verantworten. IT und Informationssicherheit liefern technische Informationen; der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht im Rahmen seiner unabhängigen Funktion. Freigaben der Geschäftsleitung oder anderer zuständiger Rollen werden nicht durch den DSB ersetzt.
Originaldateien werden nach Need-to-know bereitgestellt. Personengebundene Konten, Ablaufdaten, Protokollierung und ein definierter Rückgabe- oder Löschprozess verhindern, dass veraltete oder kundenbezogene Fassungen unkontrolliert weiterverwendet werden.
¶ 7. Anforderung
¶ 8. Verknüpfte Seiten
- Dokumenten- und Nachweislenkung
- Archiv und Altstände
- ISMS Dokumentenservice und geschützte Downloads
¶ 9. Offizielle Grundlagen
- DSGVO – EUR-Lex
- Bundesdatenschutzgesetz – geltende Fassung
- Datenschutzkonferenz: aktuelle Orientierungshilfen
¶ 10. Weiterführende Informationen von SMCT MANAGEMENT
Kundenindividuelle Datenschutzdokumentation und geschützte Bereitstellung
¶ 11. Änderungshistorie
| Version | Datum | Änderung | Freigabe |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 09.08.2026 | Vorlagenfinder, Anwendungsauswahl, Lebenszyklus, Abnahmekriterien und Zugriff ergänzt | Ausstehend |
| 0.1 | 08.08.2026 | Öffentliche Vorlagenübersicht mit geschütztem Bereitstellungsmodell erstellt | Ausstehend |