¶ Besondere Kategorien und Strafdaten
Beispieldokument: Diese Seite ist ein Musterentwurf für die fiktive „Muster GmbH“. Sie enthält keine bestätigten besonderen Daten, Strafdaten, Rechtsgrundlagen oder organisationsbezogenen Schutzmaßnahmen.
Doppelgrundlagenregel: Bei besonderen Kategorien wird neben einer Rechtsgrundlage nach Artikel 6 eine passende Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 sowie gegebenenfalls eine konkretisierende Vorschrift benötigt.
Strafdatenregel: Artikel 10 ist ein eigener Prüfbereich. Ein berechtigtes Interesse allein erlaubt nicht die Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.
Abgrenzungsregel: „Sensibel“, „vertraulich“ oder „hoher Schutzbedarf“ sind keine Synonyme für Artikel 9 oder Artikel 10. Umgekehrt bleiben falsch eingeordnete, abgeleitete oder in Freitext verborgene Artikel-9- oder Artikel-10-Daten rechtlich nicht unbeachtlich.
¶ Dokumenteninformationen
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenten-ID | DSGVO-MA-02-06 |
| Dokumentenart | Verfahren für Artikel-9- und Artikel-10-Daten |
| Wiki.js-Pfad | /DSGVO/02-Verarbeitungen-und-Rechtsgrundlagen/Besondere-Kategorien-und-Strafdaten |
| Verantwortlich | Prozesseigner / festzulegende Datenschutzkoordination |
| Fachlich geprüft durch | Datenschutzbeauftragte/r, sofern benannt, Rechtsfunktion, Informationssicherheit, Personal und betroffene Fachrollen |
| Freigabe durch | Geschäftsführung beziehungsweise dokumentierte befugte Leitung |
| Status | Entwurf – keine Datenbestände, Rechtsgrundlagen oder Maßnahmen organisationsbezogen bestätigt |
| Version | 0.3 |
| Stand | 09.08.2026 |
| Gültig ab | Nach fachlicher Prüfung und formaler Freigabe |
| Nächste Prüfung | Spätestens zwölf Monate nach Freigabe sowie vor neuen oder wesentlich geänderten Verarbeitungen |
| Schutzklasse | Vertraulich; konkrete Datenbestände und Einzelfälle besonders geschützt |
| DSGVO-Bezug | Insbesondere Artikel 5, 6, 9, 10, 25, 32 und 35 DSGVO |
| Nationaler Bezug | Insbesondere §§ 22 und 26 BDSG; fach-, berufs-, arbeits- und strafrechtliche Vorschriften je Sachverhalt prüfen |
| Schnittstellen | VVT, Rechtsgrundlagenkataster, Einwilligung, Beschäftigtendatenschutz, DSFA, TOM, Zugriffe, Löschung und Vorfälle |
Erhöhte Prüfung für besondere Kategorien und Strafdaten mit Rechtsgrundlage, Zusatzvoraussetzung und wirksamen Garantien. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
¶ 1. Zweck
Das Verfahren stellt sicher, dass besonders eingriffsintensive Daten früh erkannt, rechtlich differenziert geprüft und technisch sowie organisatorisch angemessen geschützt werden. Es unterstützt Prozesseigner, Recht, Datenschutz, IT und Informationssicherheit dabei,
- Daten nicht nur nach Feldnamen, sondern nach tatsächlichem Aussagegehalt einzuordnen,
- Artikel-9-, Artikel-10- und sonstige sensible Daten auseinanderzuhalten,
- Rechtsgrundlage, zusätzliche Voraussetzung und konkretisierende Vorschrift nachvollziehbar zu verbinden,
- Zweck, Erforderlichkeit, Empfänger, Frist und Schutzmaßnahmen gemeinsam zu bewerten,
- versteckte Vorkommen in Freitext, Anhängen, Profilen, Modellen und Testdaten zu erkennen,
- Schutzmaßnahmen vor Produktivbetrieb zu prüfen,
- Entscheidungen, Einschränkungen, Abweichungen und Wirksamkeit geschützt nachzuweisen.
¶ 2. Besondere Kategorien nach Artikel 9 Absatz 1
Erfasst sind personenbezogene Daten, aus denen hervorgehen:
- rassische oder ethnische Herkunft,
- politische Meinungen,
- religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen,
- Gewerkschaftszugehörigkeit,
- genetische Daten,
- biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung,
- Gesundheitsdaten,
- Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung.
Auch abgeleitete Merkmale können erfasst sein, wenn die Verarbeitung eines dieser Merkmale offenbart. Biometrische Daten fallen nur deshalb unter Artikel 9, wenn sie zum Zweck der eindeutigen Identifizierung verarbeitet werden; unabhängig davon können sie weiterhin hochriskant und schutzbedürftig sein.
¶ 2.1 Datenart und Aussagegehalt gemeinsam prüfen
| Ausgangsdaten / Vorgang | mögliche zusätzliche Aussage | Prüfbedarf |
|---|---|---|
| Krankmeldung oder Rezept | Gesundheitszustand, Diagnose oder Behandlung | Artikel-9-Prüfung, strikte Zweck- und Zugriffsbegrenzung |
| Foto, Stimme oder Verhaltensmuster | biometrisches Merkmal; bei Identifizierungszweck besondere Kategorie | Zweck der biometrischen Verarbeitung ausdrücklich klären |
| Vereins-, Spenden- oder Veranstaltungsdaten | politische, religiöse, weltanschauliche oder gewerkschaftliche Nähe | Kontext, Schlussfolgerung und tatsächliche Nutzung prüfen |
| Standort-, Kauf- oder Kommunikationsdaten | mögliche Ableitung von Gesundheit, Religion oder Sexualität | Profiling, Inferenz und Zweck der Auswertung prüfen |
| Freitext oder Dokumentenanhang | unbeabsichtigte Gesundheits-, Gewerkschafts- oder Strafangabe | Erfassung minimieren, Zugriff und Löschung absichern |
| Test-, Analyse- oder Trainingsdaten | reale sensible Merkmale können in Kopien oder Modellen fortwirken | Notwendigkeit, Pseudonymisierung, Löschung und Modellrisiken prüfen |
¶ 3. Abgrenzung zu sonstigen sensiblen Daten
Viele Daten können erhebliche Nachteile verursachen, ohne allein deshalb Artikel 9 oder Artikel 10 zu unterfallen. Dazu können je Kontext Finanzdaten, Standortverläufe, private Kommunikation, Identitätsdokumente, Zugangsdaten, Sozialdaten, Leistungsbewertungen, Geschäftsgeheimnisse oder Angaben zu schutzbedürftigen Personen gehören.
| Einordnung | Rechtsprüfung | Schutzprüfung |
|---|---|---|
| Artikel-9-Daten | Artikel 6 plus Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 und gegebenenfalls konkrete Zusatznorm | regelmäßig erhöhter, risikobasierter Schutz und DSFA-Screening |
| Artikel-10-Daten | Artikel 6 plus behördliche Aufsicht oder ausdrückliche unions-/mitgliedstaatliche Erlaubnis mit Garantien | besonders enge Zwecke, Zugriffe, Richtigkeit, Fristen und Empfänger |
| sonstige sensible Daten | Artikel 5 und 6 sowie weitere einschlägige Vorschriften | Schutz nach tatsächlichem Risiko; Artikel 9/10 nicht künstlich anwenden |
| Einordnung offen | keine Freigabe auf Basis einer Vermutung | Datenfluss stoppen oder begrenzen, fachlich klären und Entscheidung dokumentieren |
Drei getrennte Prüfpfade: Datenkategorie bestimmen, passende Rechtskette dokumentieren und Schutzmaßnahmen am tatsächlichen Risiko ausrichten. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
¶ 4. Prüfschritte für Artikel-9-Daten
- Daten und Aussagegehalt konkret bestimmen.
- Zweck und Erforderlichkeit dokumentieren.
- passende Rechtsgrundlage nach Artikel 6 bestätigen.
- einschlägige Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 bestimmen.
- konkretisierende unions-, national-, fach- oder berufsrechtliche Vorschrift prüfen.
- zusätzliche Garantien, Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis festlegen.
- Risiken und Erforderlichkeit einer DSFA bewerten.
- Informationspflichten, Rechte, Fristen und Empfänger aktualisieren.
- technische sowie organisatorische Maßnahmen testen.
- Entscheidung und regelmäßigen Review freigeben.
¶ 5. Ausnahmen nach Artikel 9 Absatz 2
| Buchstabe | Prüfgruppe | zentrale Voraussetzung |
|---|---|---|
| a | ausdrückliche Einwilligung | freiwillig, bestimmt, informiert, ausdrücklich und rechtlich nicht ausgeschlossen |
| b | Arbeitsrecht, soziale Sicherheit und Sozialschutz | unions- oder mitgliedstaatliche Grundlage beziehungsweise Kollektivvereinbarung und angemessene Garantien |
| c | lebenswichtige Interessen | Person ist körperlich oder rechtlich außerstande einzuwilligen |
| d | bestimmte nicht gewinnorientierte Organisationen | zulässige Tätigkeit, begrenzter Personenkreis, Garantien und keine externe Offenlegung ohne Einwilligung |
| e | offensichtlich öffentlich gemachte Daten | konkrete Daten wurden von der betroffenen Person selbst offensichtlich öffentlich gemacht |
| f | Rechtsansprüche und Gerichte | Erforderlichkeit für Geltendmachung, Ausübung, Verteidigung oder justizielle Tätigkeit |
| g | erhebliches öffentliches Interesse | gesetzliche Grundlage, Verhältnismäßigkeit, Wesensgehalt und spezifische Maßnahmen |
| h | Gesundheit, Arbeitsfähigkeit, Versorgung und Systeme | Rechts- oder Vertragsgrundlage, Berufsgeheimnis und Fachvoraussetzungen |
| i | öffentliches Interesse im Bereich öffentliche Gesundheit | gesetzliche Grundlage und spezifische Garantien, insbesondere Berufsgeheimnis |
| j | Archiv, Forschung und Statistik | gesetzliche Grundlage, Erforderlichkeit, Verhältnismäßigkeit und Garantien nach Artikel 89 |
Die genaue Variante wird dokumentiert. Allgemeine Begriffe wie „Personalverwaltung“, „Gesundheit“ oder „Forschung“ ersetzen die Voraussetzungen nicht.
¶ 5.1 Mindestprüfung je Ausnahme
Unabhängig vom Buchstaben werden mindestens festgehalten:
- exakter Zweck und Verarbeitungsschritt,
- konkrete Erforderlichkeit und weniger eingriffsintensive Alternativen,
- betroffene Personen, Daten, Systeme, Empfänger und Umfang,
- Artikel-6-Grundlage und Artikel-9-Ausnahme als getrennte Prüffelder,
- konkretisierende Rechtsnorm, Kollektivvereinbarung oder Berufsregel, soweit erforderlich,
- spezifische Garantien und deren tatsächliche Umsetzung,
- Informations-, Widerspruchs-, Widerrufs- und Betroffenenrechtsfolgen,
- Aufbewahrung, Sperrung, Löschung und Reviewauslöser,
- DSFA-Screening und gegebenenfalls erforderliche Konsultation.
¶ 5.2 Ausdrückliche Einwilligung
Eine ausdrückliche Einwilligung nach Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a benötigt zusätzlich zu den allgemeinen Einwilligungsanforderungen eine eindeutige ausdrückliche Erklärung für die besondere Datenverarbeitung. Vor Verwendung werden insbesondere geprüft:
- echte Freiwilligkeit und mögliche Nachteile bei Ablehnung,
- klare Trennung verschiedener Zwecke,
- verständliche Benennung der besonderen Datenkategorie,
- konkrete Empfänger, Drittlandbezüge und automatisierte Auswertungen,
- einfacher Widerruf und Folgen für bereits erfolgte Verarbeitung,
- alternative Grundlage, falls die Leistung nicht sinnvoll vom Einverständnis abhängig gemacht werden darf,
- belastbarer Nachweis der verwendeten Fassung und Erklärung.
Im Beschäftigungsverhältnis und in anderen Abhängigkeitssituationen ist die Freiwilligkeit besonders sorgfältig zu beurteilen. Ein unterschriebenes Formular heilt keine strukturell unfreiwillige oder unbestimmte Verarbeitung.
¶ 5.3 Offensichtlich öffentlich gemachte Daten
Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe e wird eng und sachverhaltsbezogen geprüft. Dass Informationen im Internet auffindbar, durch Dritte veröffentlicht oder technisch abrufbar sind, genügt nicht automatisch. Dokumentiert wird, wodurch die betroffene Person die konkreten Daten selbst offensichtlich öffentlich gemacht hat und weshalb Zweck, Umfang und weitere Verarbeitung davon gedeckt sein sollen.
¶ 6. Ergänzende Prüfung nach § 22 BDSG
Soweit § 22 BDSG einschlägig ist, werden Tatbestand und angemessene spezifische Maßnahmen konkret zugeordnet. Dazu können abhängig vom Risiko gehören:
- überprüfbare Protokollierung von Eingabe, Änderung und Entfernung,
- Sensibilisierung und klare Vertraulichkeitspflichten,
- beschränkte Zugriffe für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter,
- Pseudonymisierung und Verschlüsselung,
- Sicherstellung von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Wiederherstellung,
- regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen,
- besondere Verfahrensregeln für Übermittlungen und andere Zwecke.
Eine Liste geplanter Maßnahmen ist noch kein Umsetzungs- oder Wirksamkeitsnachweis.
¶ 7. Beschäftigtendaten
Bei besonderen Kategorien im Beschäftigungskontext werden insbesondere § 26 Absatz 3 BDSG, arbeitsrechtliche Erforderlichkeit, Beteiligungsrechte und Abhängigkeitsverhältnisse geprüft. Gesundheits-, Schwerbehinderten-, Gewerkschafts- oder biometrische Daten werden organisatorisch und technisch soweit möglich von allgemeinen Personaldaten getrennt.
Mindestens werden Zweckrollen unterschieden: Führungskraft, Personaladministration, Arbeitsschutz, Betriebsarzt, Schwerbehindertenvertretung, Entgeltabrechnung, Rechtsfunktion und IT benötigen nicht automatisch dieselben Informationen. Wo eine Ja-/Nein- oder Funktionsaussage genügt, werden Diagnosen oder Detailbefunde nicht weitergegeben.
¶ 8. Gesundheit, Genetik und Biometrie in der Praxis
¶ 8.1 Gesundheitsdaten
Gesundheitsdaten umfassen nicht nur Diagnosen. Auch Informationen über körperlichen oder geistigen Zustand, Behandlung, Medikation, Arbeitsfähigkeit oder die Inanspruchnahme von Gesundheitsleistungen können erfasst sein. Abrechnung, Terminverwaltung, betriebliche Eingliederung, Arbeitsschutz und medizinische Behandlung haben unterschiedliche Zwecke, Rollen und Rechtsgrundlagen.
¶ 8.2 Genetische Daten
Genetische Daten können Aussagen über ererbte oder erworbene genetische Eigenschaften sowie familiäre Bezüge ermöglichen. Vor Verarbeitung werden besondere Fachgesetze, Aussagegrenzen, Familienbezug, langfristige Risiken, Zugriff und Zweckbindung geprüft. Eine Pseudonymisierung reduziert Risiken, beseitigt aber nicht automatisch den Personenbezug.
¶ 8.3 Biometrische Daten
Fingerabdruck, Gesicht, Stimme oder Verhaltensmerkmale sind nicht automatisch Artikel-9-Daten. Entscheidend ist insbesondere, ob eine spezifische technische Verarbeitung zur eindeutigen Identifizierung erfolgt. Unabhängig von der Einordnung werden Alternativen, Fehlerraten, Spoofing, Templatespeicherung, zentrale Datenbanken, Löschbarkeit und Folgen einer Kompromittierung bewertet.
¶ 9. Strafdaten nach Artikel 10
Der Prüfbereich umfasst Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten sowie damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln. Dokumentiert werden:
- gesetzliche Befugnis oder Verarbeitung unter behördlicher Aufsicht,
- zulässiger Zweck und betroffene Rolle,
- Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit,
- Abgrenzung von Verdacht, Ermittlungsverfahren und rechtskräftiger Verurteilung,
- Richtigkeit, Aktualität und Korrekturmöglichkeit,
- begrenzte Zugriffe, Empfänger und Aufbewahrung,
- besondere Garantien und gegebenenfalls bereichsspezifische Regeln.
Ein umfassendes Register strafrechtlicher Verurteilungen wird nur unter behördlicher Aufsicht geführt.
¶ 9.1 Verdacht, Ermittlungsverfahren und Verurteilung trennen
Eine Meldung, ein Verdacht, ein laufendes Verfahren, eine Einstellung, ein Freispruch und eine rechtskräftige Verurteilung haben unterschiedliche Aussagekraft. Quelle, Verfahrensstand, Aktualität, Gegenäußerung, Unschuldsvermutung und Korrekturmöglichkeit werden sichtbar dokumentiert. Ungeprüfte Anschuldigungen werden nicht wie feststehende Tatsachen behandelt.
¶ 9.2 Führungszeugnis, Zuverlässigkeits- und Hintergrundprüfung
Vor Anforderung oder Speicherung werden mindestens geprüft:
- konkrete gesetzliche oder sonstige tragfähige Befugnis,
- Erforderlichkeit für die bezeichnete Tätigkeit,
- ob Einsicht statt Kopie oder nur eine Ergebnisaussage genügt,
- zulässiger Inhalt und Aktualitätszeitpunkt,
- enge Empfänger- und Entscheidungsrollen,
- Umgang mit irrelevanten, getilgten oder strittigen Angaben,
- kurze Aufbewahrung und sichere Vernichtung,
- transparente Information und Korrekturweg.
Ein allgemeines Sicherheitsinteresse oder „übliche Praxis“ ersetzt die Artikel-10-Befugnis nicht.
¶ 10. Erkennung im Lebenszyklus
Die Prüfung erfolgt bei:
- Projekt- und Prozessaufnahme,
- Formularen, Freitextfeldern und Dokumentenuploads,
- Beschaffung neuer Systeme und Dienste,
- Datenimporten, Schnittstellen und Zusammenführungen,
- Analyse, Profiling, KI und Testdatennutzung,
- Berechtigungsänderungen und externen Offenlegungen,
- Zweckänderungen, Archivierung und Löschung.
Freitext kann unvorhergesehen sensible Angaben enthalten. Solche Felder werden minimiert, gekennzeichnet und geschützt.
¶ 11. Interaktiver Datenarten-Prüfpfad
Der Prüfpfad unterstützt die erste Einordnung einer Datenart und zeigt den erforderlichen Prüfstrang. Er trifft keine Entscheidung über Rechtsgrundlage, Artikel-9-Ausnahme, Artikel-10-Befugnis, DSFA-Pflicht oder Zulässigkeit. Eingaben werden nicht gespeichert.
¶ 11.1 Ergebnis in die Prüfakte überführen
- Einordnung anhand tatsächlicher Felder, Freitexte, Anhänge, Ableitungen und Ausgaben bestätigen.
- Zweck und Datenfluss je Rechtsträger und Empfänger dokumentieren.
- Rechtsgrundlage und Zusatzvoraussetzung mit konkreten Fundstellen prüfen.
- Schutzmaßnahmen, DSFA-Screening, Frist und Betroffenenrechte festlegen.
- offene Punkte und Einschränkungen vor Produktivbetrieb eskalieren.
- Entscheidung zur exakten Prozess-, System- und Dokumentversion freigeben.
¶ 12. Schutzmaßnahmen
| Schutzbereich | Beispiele, organisationsbezogen zu prüfen |
|---|---|
| Datenminimierung | Pflichtfelder begrenzen, Freitext vermeiden, früh löschen oder anonymisieren |
| Zugriff | Need-to-know, getrennte Rollen, starke Authentisierung, regelmäßige Reviews |
| Speicherung | getrennte Bereiche, Verschlüsselung, sichere Schlüsselverwaltung |
| Übertragung | freigegebene Kanäle, Ende-zu-Ende-Schutz soweit erforderlich, Empfängerprüfung |
| Protokollierung | Zugriff und Änderung nachvollziehbar, Protokolldaten selbst geschützt |
| Dienstleister | dokumentierte Weisungen, besonders befugte Rollen, Unterauftragnehmerkontrolle |
| Verfügbarkeit | gesicherte Wiederherstellung nach Schutzbedarf, regelmäßig getestete Verfahren |
| Löschung | kurze begründete Fristen, sichere Löschung, Einschränkung bei Aufbewahrungspflicht |
¶ 12.1 Schutzmaßnahmen nach Verarbeitungsschritt
| Verarbeitungsschritt | zusätzliche Leitfragen |
|---|---|
| Erhebung | ist die besondere Angabe zwingend, verständlich bezeichnet und gegen freiwilligen Freitext abgrenzbar? |
| Prüfung / Entscheidung | benötigen Entscheidende den Detailwert oder reicht eine reduzierte Ergebnisaussage? |
| Speicherung | sind besondere Daten logisch oder physisch getrennt, verschlüsselt und mit engen Rollen geschützt? |
| Nutzung | verhindern Oberfläche, Export und Suchfunktion eine unnötige Sichtbarkeit? |
| Übermittlung | sind Empfängerrolle, Berufsgeheimnis, Befugnis, Kanal und Drittlandbezug geprüft? |
| Analyse / KI | werden Inferenz, Trainingskopien, Modellmemorierung, Fehlklassifikation und diskriminierende Folgen bewertet? |
| Test | werden reale besondere Daten vermieden oder streng begründet, pseudonymisiert und nach Testende gelöscht? |
| Archiv / Löschung | sind Sperrung, Rechtsverteidigung, Backups, Indizes und abgeleitete Datensätze einbezogen? |
¶ 12.2 Rollen- und Zugriffsmatrix
Eine konkrete Matrix unterscheidet mindestens Lesen, Erfassen, Ändern, Freigeben, Exportieren, Administrieren und Löschen. Technische Administratorrechte bedeuten nicht automatisch fachliche Einsichtsberechtigung. Besonders privilegierte Zugriffe werden protokolliert, regelmäßig geprüft und bei Rollenwechsel unverzüglich angepasst.
¶ 13. DSFA und Datenschutz durch Technikgestaltung
Ein DSFA-Screening bewertet insbesondere Umfang, Systematik, neue Technologien, Profiling, schutzbedürftige Personen, Zusammenführung und Folgen. Maßnahmen werden vor Produktivbetrieb entwickelt, getestet und standardmäßig datensparsam konfiguriert.
Die umfangreiche Verarbeitung von Artikel-9- oder Artikel-10-Daten ist in Artikel 35 Absatz 3 Buchstabe b ausdrücklich als Fall einer erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzung genannt. Auch unterhalb dieser Schwelle können mehrere Risikomerkmale eine vertiefte Bewertung erfordern. Das Screening dokumentiert nicht nur das Ergebnis, sondern Datenumfang, Betroffenengruppen, Technik, Kontext, Folgen, vorhandene Maßnahmen und offene Unsicherheiten.
¶ 14. Empfänger, Dienstleister und Übermittlungen
Vor Offenlegung oder Zugriff werden geprüft:
- Rolle des Empfängers und eigener Zweck,
- Artikel-6-Grundlage sowie Artikel-9-Ausnahme oder Artikel-10-Befugnis,
- Erforderlichkeit des Detailwerts gegenüber reduzierter Aussage,
- Auftragsverarbeitung, gemeinsame Verantwortung oder eigenständige Verantwortung,
- Berufs- und Amtsgeheimnisse, gesetzliche Offenlegungspflichten und Zeugnisverweigerungsrechte,
- Unterauftragnehmer und administrative Fernzugriffe,
- Drittlandtransfer, Zugriffsmöglichkeiten und ergänzende Maßnahmen,
- Rückgabe, Löschung, Nachweis und Kontrolle am Vertragsende.
Eine vertragliche Vertraulichkeitsklausel ersetzt keine Rechtsgrundlage oder Zusatzvoraussetzung.
¶ 15. Aufbewahrung, Sperrung und Löschung
Fristen werden je Zweck, Datenart und Rechtsbezug festgelegt. Für jede Frist werden Beginn, Ereignis, Rechtsgrund, Sperrbedarf, Systeme, Kopien, Backups und Löschverantwortung dokumentiert. Besondere Kategorien oder Strafdaten werden nicht vorsorglich unbegrenzt aufbewahrt.
Bei Rechtsverteidigung oder gesetzlicher Pflicht kann eine eingeschränkte Aufbewahrung erforderlich sein. Dann werden produktive Nutzung, Zugriffe und weitere Verarbeitung soweit möglich gesperrt. Nach Wegfall des Grundes wird die Löschung erneut ausgelöst und nachgewiesen.
¶ 16. Datenschutzverletzungen und Betroffenenrechte
Bei Verlust, Fehlversand, unzulässigem Zugriff oder Offenlegung können Art, Kontext und mögliche soziale, berufliche, finanzielle oder körperliche Folgen die Risikobewertung wesentlich erhöhen. Der Vorfallprozess erfasst deshalb unverzüglich:
- betroffene Artikel-9-, Artikel-10- oder sonstige sensible Daten,
- Klartext, Verschlüsselung, Schlüsselzugang und Pseudonymisierungsstatus,
- betroffene Personen, Umfang, Empfänger und mögliche Weiterverbreitung,
- besondere Schutzbedürftigkeit und Diskriminierungsrisiken,
- Eindämmung, Korrektur, Melde- und Benachrichtigungsentscheidung,
- Ursachen, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung.
Bei Auskunft, Berichtigung, Einschränkung oder Löschung werden Identität, sichere Kommunikation und Rechte Dritter besonders geschützt. Antworten dürfen die betroffene Person nicht durch unsichere Übermittlung einem zusätzlichen Risiko aussetzen.
¶ 17. Prüfregister
Das organisationsbezogene Register ist noch nicht befüllt. Vorgesehene Felder:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Prüf-ID / VVT-ID | eindeutige Zuordnung |
| Datenart / Aussagegehalt | Artikel 9, Artikel 10 oder sonstiger erhöhter Schutz |
| Zweck / Erforderlichkeit | konkrete Begründung |
| Artikel-6-Grundlage | allgemeine Rechtsgrundlage |
| Artikel-9-Ausnahme / Artikel-10-Befugnis | zusätzliche Voraussetzung |
| Fach- und Nationalrecht | konkrete Fundstellen |
| Schutzmaßnahmen / Nachweise | geschützte Referenzen |
| DSFA-Screening | Ergebnis und Begründung |
| Freigabe / Review | Rolle, Datum und Auslöser |
Ergänzend werden je nach Sachverhalt Datenquelle, Inferenz, Empfängerrolle, Drittlandbezug, Berufsgeheimnis, Aufbewahrungsereignis, bekannte Einschränkung und Vorfallreferenz aufgenommen. Das öffentliche Wiki führt nur Struktur und Status; konkrete Registereinträge und Originalnachweise bleiben geschützt.
¶ 18. Nachweisqualität und Wirksamkeit
Ein belastbarer Nachweis bezeichnet mindestens Datenart, Zweck, Scope, Systemversion, Rechtsgrundlagenkette, prüfende Rolle, Datum und Ergebnis. Zusätzlich werden Referenzen auf tatsächlich umgesetzte Maßnahmen geführt, beispielsweise:
- Berechtigungsauszug und dokumentierter Review,
- Verschlüsselungs- und Schlüsselkonfiguration,
- Protokollierungs- und Alarmtest,
- Lösch- oder Sperrtest einschließlich relevanter Kopien,
- Wiederherstellungstest unter Beibehaltung der Zugriffsgrenzen,
- Lieferanten- und Transferprüfung,
- DSFA-Screening oder freigegebene DSFA,
- Vorfallübung beziehungsweise Behandlung realer Feststellungen.
Eine Richtlinie, geplante Maßnahme oder Systembeschreibung belegt keine tatsächliche Umsetzung. Ein einzelner erfolgreicher Test belegt nur den geprüften Scope und Zeitpunkt, nicht dauerhafte Wirksamkeit.
¶ 19. Kontrollen
- Sind besondere Daten auch in Freitext, Anhängen und abgeleiteten Merkmalen erkannt?
- Sind Artikel 6 und Artikel 9 getrennt und konkret dokumentiert?
- Besteht für Strafdaten eine belastbare Artikel-10-Befugnis?
- Sind tatsächliche Zugriffskreise kleiner als bei allgemeinen Daten?
- Funktionieren Verschlüsselung, Protokollierung, Löschung und Wiederherstellung praktisch?
- Wurden externe Empfänger, Transfers und Berufsgeheimnisse geprüft?
- Ist der DSFA-Screeningstatus aktuell?
- Sind Rollen, Fristen und Empfänger in VVT, Rechtsgrundlagenkataster und Systemkonfiguration konsistent?
- Sind Inferenz, Freitext, Testdaten und abgeleitete Kopien in der Stichprobe enthalten?
- Werden Strafdaten nach Verfahrensstand, Quelle, Richtigkeit und Artikel-10-Befugnis geprüft?
- Sind offene Rechts- oder Schutzfragen vor Produktivbetrieb sichtbar gesperrt oder eskaliert?
¶ 20. Verknüpfte Seiten
| Seite | Funktion |
|---|---|
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | Datenkategorien, Zwecke, Empfänger und Fristen |
| Rechtsgrundlagenkataster | Artikel 6 und Zusatznormen |
| Einwilligungsmanagement | ausdrückliche Einwilligung, soweit geeignet |
| Zweckänderung und Kompatibilitätsprüfung | zusätzlicher Prüfbedarf bei neuen Zwecken |
| Kinder und Schutzbedürftige | erhöhte Risiken und zielgruppengerechter Schutz |
| Testdaten, Anonymisierung und Pseudonymisierung | strenge Auswahl und Schutz sensibler Test- und Analysedaten |
| Datenschutz-Folgenabschätzung | vertiefte Risikobewertung und Maßnahmen bei voraussichtlich hohem Risiko |
| DSFA-Prüfregister | dokumentierte Screening- und Freigabeentscheidungen |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | Umsetzung und Wirksamkeitsnachweise erhöhter Schutzmaßnahmen |
| Auftragsverarbeitung | Weisungen, Dienstleister, Unterauftragnehmer und Kontrollrechte |
| Drittlandtransfers | Transfergrundlage und ergänzende Maßnahmen |
| Meldeweg für Datenschutzverletzungen | unverzügliche Meldung und geschützte Vorfallbearbeitung |
¶ 21. Offizielle Grundlagen
- DSGVO, insbesondere Artikel 9, 10 und 35 – amtlicher Text bei EUR-Lex
- § 22 BDSG – Verarbeitung besonderer Kategorien und spezifische Maßnahmen
- § 26 BDSG – Beschäftigtendaten
- EDSA-Leitlinien 05/2020 zur Einwilligung
- EDSA-Leitlinien 8/2020 zu Targeting, beobachteten und abgeleiteten Daten
¶ 22. Weiterführende Informationen von SMCT MANAGEMENT
Unterstützung bei Rechtsgrundlagen, Schutzbedarfsbewertung, DSFA-Screening und kontrollierten Nachweisen
- Datenschutzmanagement
- Datenschutz-Leistungen
- Pflichten von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern
Erstgespräch unter info@smct-management.de vereinbaren
¶ 23. Freigabeprüfung
- Sind Datenart, Aussagegehalt, Freitext, Anhänge und Ableitungen vollständig erfasst?
- Sind Artikel-9-, Artikel-10- und sonstige sensible Daten nachvollziehbar getrennt?
- Sind Artikel 6 und Zusatzvoraussetzung als getrennte, konkrete Prüffelder dokumentiert?
- Ist eine benötigte nationale, fach- oder berufsrechtliche Grundlage exakt bezeichnet?
- Sind Empfänger, Dienstleister, administrative Zugriffe und Transfers einbezogen?
- Sind Alternativen, Datenminimierung, Fristen und reduzierte Ergebnisaussagen geprüft?
- Sind Rollen- und Zugriffsmatrix technisch umgesetzt und praktisch getestet?
- Wurde das DSFA-Screening mit Umfang, Technologie, Betroffenen und Folgen dokumentiert?
- Sind Originalnachweise geschützt, auffindbar und auf die exakte Version bezogen?
- Sind Vorfall-, Betroffenenrechts-, Sperr- und Löschverfahren für diese Datenarten erprobt?
Eine ausgefüllte Prüftabelle, eine benannte Ausnahme oder eine geplante Schutzmaßnahme bestätigt noch keine zulässige und wirksame Verarbeitung. Freigabe setzt die organisationsbezogene Rechtsprüfung und nachgewiesene Umsetzung voraus.
¶ 24. Änderungshistorie
| Version | Datum | Änderung | Erstellt/geändert durch | Freigabe |
|---|---|---|---|---|
| 0.3 | 09.08.2026 | Abgrenzung Artikel 9, Artikel 10 und sonstige sensible Daten, zweite SVG-Übersicht, Einwilligungs- und Öffentlichkeitsprüfung, Gesundheits-, Genetik-, Biometrie- und Strafdatenpraxis, interaktiven Datenarten-Prüfpfad mit DSFA-Signalen, Schutz nach Lebenszyklus, Empfänger, Fristen, Vorfälle, Nachweisqualität und Freigabeprüfung ergänzt; amtliche und interne Links aktualisiert | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 0.2 | 08.08.2026 | Testdaten-, Anonymisierungs- und Pseudonymisierungsverfahren für sensible Daten verknüpft | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 0.1 | 08.08.2026 | Musterverfahren für besondere Kategorien und Strafdaten erstellt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |