Beispieldokument: Diese Seite ist ein Musterentwurf für die fiktive „Muster GmbH“. Sie enthält keine realen Löschanträge, Aufbewahrungsentscheidungen, personenbezogenen Daten oder bestätigten Systemfunktionen.
Prüfregel: Ein Löschantrag führt zu einer unverzüglichen, einzelfallbezogenen Prüfung. Ein bestehender Löschgrund wird ebenso konkret geprüft wie mögliche Ausnahmen und verbleibende rechtmäßige Aufbewahrung.
Einschränkungsregel: Einschränkung ist kein bloßer Statusvermerk. Außer der Speicherung darf die betroffene Verarbeitung grundsätzlich nur unter den Voraussetzungen des Artikel 18 Absatz 2 fortgeführt werden.
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenten-ID | DSGVO-MA-03-04 |
| Dokumentenart | Detailverfahren für Löschung und Einschränkung |
| Wiki.js-Pfad | /DSGVO/03-Betroffenenrechte/Loeschung-und-Einschraenkung |
| Verantwortlich | festzulegende Datenschutzkoordination / Prozesseigner / Systemverantwortliche |
| Fachlich geprüft durch | Datenschutzbeauftragte/r, sofern benannt, Rechtsfunktion, IT, Archiv, Informationssicherheit und betroffene Fachrollen |
| Freigabe durch | Geschäftsführung beziehungsweise dokumentierte befugte Leitung |
| Status | Entwurf – keine organisationsbezogenen Löschregeln, Ausnahmen oder technischen Verfahren freigegeben |
| Version | 1.0 |
| Stand | 10.08.2026 |
| Gültig ab | Nach fachlicher Prüfung, Lösch- und Wiederherstellungstest sowie formaler Freigabe |
| Nächste Prüfung | Spätestens zwölf Monate nach Freigabe sowie nach Löschfehlern, Beschwerden, Rechts- oder Systemänderungen |
| Schutzklasse | Vertraulich; Anträge, Rechtsprüfungen, Datenfundstellen und Umsetzungsnachweise geschützt |
| DSGVO-Bezug | Insbesondere Artikel 5, 12, 17, 18 und 19 DSGVO |
| Nationaler Bezug | Insbesondere § 35 BDSG sowie steuer-, handels-, arbeits-, sozial- und branchenspezifische Fristen je Datenart prüfen |
| Schnittstellen | zentrales Anfragenverfahren, VVT, Rechtsgrundlagen, Einwilligung, Widerspruch, Aufbewahrung, Backups, Empfänger und Nachweise |
Getrennte Entscheidung über Löschung, Einschränkung und zulässige Restaufbewahrung mit kontrollierter Systemumsetzung. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
Der Baustein übersetzt eine typische Ausgangslage in einen ersten Arbeits- und Nachweispfad. Er ersetzt weder die Einzelfallprüfung noch eine Freigabe. Es werden keine Eingaben gespeichert oder übertragen.
1. Ausgangslage wählen. Danach die sechs Qualitätsfelder nur abhaken, wenn sie für den konkreten Vorgang tatsächlich bearbeitet und nachweisbar sind.
Vorrangiger Pfad: –
–
–
Der Baustein gibt nur einen Prüfpfad vor und trifft keine Rechts- oder Freigabeentscheidung.
🔴 Rot – noch keine Ausgangslage gewählt. Sachverhalt und Datenumfang zuerst abgrenzen.
Die Ampel zeigt ausschließlich den Bearbeitungsstand dieser sechs Prüffelder. Grün bestätigt weder Rechtmäßigkeit noch erfolgreiche Löschung, technische Wirksamkeit oder Freigabe.
Das Detailverfahren ergänzt Betroffenenanfragen und Identitätsprüfung. Eingang, Identität, Vertretung, Monatsfrist und sichere Antwort werden dort zentral gesteuert.
Es gilt für Anträge sowie für organisationsseitig erkannte Löschpflichten nach Zweckwegfall, Fristablauf oder unrechtmäßiger Verarbeitung.
| Maßnahme | Bedeutung |
|---|---|
| Löschung | personenbezogene Daten werden dauerhaft entfernt oder irreversibel anonymisiert |
| Einschränkung | Daten bleiben gespeichert, ihre weitere Verarbeitung wird wirksam begrenzt |
| Sperrung | technische oder organisatorische Ausprägung einer Einschränkung; Bezeichnung allein genügt nicht |
| Archivierung | Verlagerung in einen anderen Bestand; keine Löschung und nur bei eigener Grundlage zulässig |
| Anonymisierung | Personenbezug wird dauerhaft und praktisch irreversibel beseitigt |
| Pseudonymisierung | Zuordnung bleibt mit Zusatzinformation möglich; daher keine Löschung |
Löschung ist insbesondere zu prüfen, wenn:
Jeder Datenbestand wird zweck- und rechtsgrundlagenbezogen bewertet. Eine andere zulässige Verarbeitung darf nicht pauschal als Grund verwendet werden, sämtliche Daten unverändert zu behalten.
Soweit erforderlich, kann eine Löschpflicht insbesondere nicht bestehen für:
Die Ausnahme wird je Datensatz, Zweck, Umfang und Frist konkret belegt. Eine allgemeine Aussage „gesetzliche Aufbewahrung“ oder „möglicher Rechtsstreit“ genügt nicht.
§ 35 BDSG enthält eng begrenzte nationale Regelungen. Bei nicht automatisierter Datenverarbeitung kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen an die Stelle der Löschung eine Einschränkung treten, wenn die Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich wäre und das Interesse der betroffenen Person an der Löschung als gering anzusehen ist. Das gilt nach dem Wortlaut nicht bei unrechtmäßiger Verarbeitung.
Daneben sind die weiteren Tatbestände des § 35 BDSG, insbesondere besondere gesetzliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsbestimmungen sowie schutzwürdige Interessen der betroffenen Person, exakt am Sachverhalt zu prüfen. Die Vorschrift ist keine allgemeine Kosten-, Backup- oder technische Unmöglichkeitsklausel für moderne IT-Systeme. Rechtsprüfung, Interessenbewertung, wirksame Einschränkung und Reviewtermin werden dokumentiert.
Die betroffene Person kann Einschränkung verlangen, wenn:
Auch organisationsseitig wird Einschränkung eingesetzt, wenn eine sichere Entscheidung noch aussteht und weitere Verarbeitung Risiken erzeugen würde.
Eingeschränkte Daten werden – abgesehen von der Speicherung – nur verarbeitet:
Die Einschränkung wird in allen maßgeblichen Systemen technisch wirksam. Anzeige, Änderung, Export, Schnittstellenübertragung, Profiling, Entscheidung, Werbung und sonstige Nutzung werden entsprechend begrenzt.
Bevor eine Einschränkung aufgehoben wird, wird die betroffene Person unterrichtet. Dokumentiert werden:
Eine automatische Systemfrist darf die Einschränkung nicht ohne fachliche Entscheidung aufheben.
| Ergebnis | Wann typisch | Mindestanforderung |
|---|---|---|
| Vollständige Löschung | Löschgrund besteht, keine Ausnahme oder Restpflicht greift | alle Fundstellen, Kopien und Folgesysteme bearbeiten; Ergebnis testen |
| Teilweise Löschung | nur ein begrenzter Restbestand bleibt erforderlich | nicht benötigte Daten entfernen; Restbestand, Zweck, Zugriff und Endtermin festlegen |
| Einschränkung | Artikel 18 greift oder eine sichere Entscheidung steht noch aus | Nutzung technisch wirksam begrenzen; Anlass, Umfang, Review und Aufhebung regeln |
| Irreversible Anonymisierung | Personenbezug wird nachweisbar und dauerhaft beseitigt | Re-Identifikationsrisiko, Quasi-Identifikatoren und Ergebnis fachlich testen |
| Begründetes Nichttätigwerden | kein Anspruch oder dokumentierte Ausnahme | konkrete Begründung, Frist, Rechtsbehelfsinformation und Freigabe sicherstellen |
Eine Entscheidung kann mehrere Ergebnisse kombinieren. Beispiel: operative Kontaktdaten werden gelöscht, steuerlich erforderliche Belege verbleiben eingeschränkt bis zum festgelegten Fristende und eine minimale Werbesperre verhindert eine erneute Ansprache.
| Aufgabe | Ergebnisverantwortung | Durchführung / Beratung | Übergabe oder Nachweis |
|---|---|---|---|
| Antrag, Identität und Frist steuern | Datenschutzkoordination / Prozesseigner | Eingangsstelle, Datenschutzbeauftragte/r | Vorgangs-ID, Identitätsstatus, Fristmonitor |
| Rechts- und Ausnahmeprüfung | befugte Fach- oder Rechtsfunktion | Datenschutzbeauftragte/r beratend, Archiv, Fachbereich | begründete Entscheidung je Datenart |
| Datenfundstellen bestimmen | Prozesseigner | Systemowner, IT, Informationssicherheit, Dienstleister | System-, Schnittstellen- und Empfängerliste |
| Löschung oder Einschränkung ausführen | Systemowner / Dienstleister gemäß Auftrag | IT-Betrieb, Fachadministrator | Auftrag, Zeitstempel, Ergebnisprotokoll |
| Wirksamkeit testen | unabhängige oder getrennt benannte Prüffunktion | Systemowner, Fachbereich | Testfall, Soll/Ist, Abweichung, Freigabe |
| Betroffene Person informieren | Datenschutzkoordination / befugte Stelle | Rechtsfunktion, DSB beratend | freigegebene Antwort und sicherer Versandnachweis |
Bleiben einzelne Daten rechtmäßig erforderlich, werden:
Ein vollständiger aktiver Kunden-, Beschäftigten- oder Nutzerbestand wird nicht allein wegen eines einzelnen Aufbewahrungsgrundes weitergeführt.
Hat die Organisation Daten öffentlich gemacht und ist zur Löschung verpflichtet, trifft sie unter Berücksichtigung verfügbarer Technologie und Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, um andere Verantwortliche über das Löschverlangen zu Links, Kopien oder Replikationen zu informieren.
Suchmaschinen, Caches, Plattformen, Spiegelungen und Weiterveröffentlichungen werden risikobasiert ermittelt und bearbeitet. Ein Entfernen von der eigenen Webseite allein kann unzureichend sein.
Der Umsetzungsplan umfasst:
Löschbefehle werden nicht nur technisch ausgelöst, sondern anhand definierter Testfälle und Stichproben bestätigt.
| Prüfschritt | Praxistauglicher Test | Erwarteter Nachweis |
|---|---|---|
| Positivkontrolle | eindeutig zu löschenden Musterdatensatz vor Ausführung auffinden | dokumentierte Fundstelle und Ausgangsstatus |
| Ausführung | freigegebenen Lösch- oder Einschränkungsauftrag in allen Scope-Systemen auslösen | Auftrags-ID, ausführende Rolle, Zeitstempel, Systemmeldung |
| Negativkontrolle | nach Abschluss über ID, Name, E-Mail und bekannte Sekundärmerkmale suchen | kein unzulässiger Treffer beziehungsweise korrekt eingeschränkter Datensatz |
| Folgesysteme | Export, Suchindex, Cache, DWH, Ticket, E-Mail und Schnittstelle prüfen | Systemliste mit Soll/Ist und Abweichungen |
| Berechtigungen | eingeschränkte Daten mit normaler und privilegierter Rolle testen | Zugriff nur im freigegebenen Ausnahmeumfang |
| Wiederherstellung | kontrollierte Restore-Übung mit Lösch-/Sperrliste durchführen | Daten erscheinen nicht erneut produktiv; erneute Maßnahme protokolliert |
| Abschluss | fachliche Stichprobe und Vier-Augen-Prüfung | Testprotokoll, Abweichungsstatus, Abschlussfreigabe |
Produktivdaten werden nicht unnötig in Screenshots oder Testdateien vervielfältigt. Nachweise verwenden soweit möglich Vorgangs-IDs, technische Statuswerte und geschützte Protokolle.
Backups werden nach begründeten Sicherungs- und Aufbewahrungsfristen überschrieben oder gelöscht. Ist eine sofortige selektive Entfernung technisch unverhältnismäßig, werden mindestens geregelt:
„Im Backup vorhanden“ ist keine pauschale Ausnahme von der Löschpflicht.
Empfänger werden über Löschung oder Einschränkung informiert, außer dies ist unmöglich oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden. Die Ausnahme und ihre Tatsachen werden dokumentiert. Auf Verlangen wird die betroffene Person über die Empfänger unterrichtet.
Auftragsverarbeiter bestätigen die Umsetzung einschließlich Unterauftragnehmern, Replikaten und Wiederherstellungslogik.
Die Antwort erläutert:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Vorgangs- und VVT-ID | eindeutige Zuordnung |
| Daten / Systeme / Zwecke | Entscheidungsumfang |
| Lösch- oder Einschränkungsgrund | konkrete Rechtsbewertung |
| Ausnahme / Restaufbewahrung | Norm, Umfang und Endtermin |
| technische Maßnahmen | Owner, Zeitpunkt und Test |
| Empfänger / Dienstleister | Mitteilung und Bestätigung |
| öffentliche Kopien / Backups | Behandlung und Frist |
| Antwort / Abschluss | Freigabe, Kanal und Datum |
Personenbezogene Originaldaten und detaillierte Systemnachweise verbleiben in geschützter Ablage.
Ein Vorgang wird erst als abgeschlossen gekennzeichnet, wenn folgende Punkte belegt oder als offene, genehmigte Abweichung geführt sind:
Reines Muster – keine reale Person oder Organisation: Eine ehemalige Interessentin widerruft die Newsletter-Einwilligung und verlangt Löschung. Im Versandsystem wird die Marketingnutzung sofort beendet. Kontaktdaten und Kampagnenmerkmale werden gelöscht. Eine minimale, getrennt geschützte Werbesperre bleibt ausschließlich bestehen, um den Widerspruch dauerhaft zu beachten. Ein Supportticket mit vertragsfremden Notizen wird ebenfalls gelöscht; ein abrechnungsrelevanter Beleg wäre dagegen nur im erforderlichen Umfang und bis zum belegten Fristende eingeschränkt aufzubewahren. Der Negativtest prüft Versandsystem, CRM-Suche, Export und Wiederherstellungslogik. Erst danach wird die Antwort freigegeben.
| Kennzahl | Aussage | Musterstatus |
|---|---|---|
| Zeit bis zur wirksamen Einschränkung | Reaktionsfähigkeit bei strittiger oder riskanter Nutzung | Noch nicht messbar – Zielwert festzulegen |
| Fristgerechte Abschlüsse | Anteil innerhalb der anwendbaren Antwortfrist | Keine freigegebenen Echtdaten |
| Vollständige Systembestätigungen | Anteil der Vorgänge mit bestätigten Scope-Systemen und Dienstleistern | Erhebungsmethode festzulegen |
| Wiederherstellungs-Negativtests | Anteil bestandener Restore-Tests ohne erneutes produktives Auftauchen | Testplan noch freizugeben |
| Offene Restaufbewahrungen | Bestände ohne belegten Endtermin oder Owner | Sollwert: keine überfälligen Einträge |
Kennzahlen sind nur belastbar, wenn Definition, Datenquelle, Owner, Zeitraum und Umgang mit Ausnahmen festgelegt sind. Die Musterspalte bescheinigt weder Durchführung noch Wirksamkeit.
| Seite | Funktion |
|---|---|
| Betroffenenanfragen und Identitätsprüfung | Eingang, Identität, Frist und Antwort |
| Berichtigung | Richtigkeitsprüfung und vorläufige Einschränkung |
| Auskunft | Datenfundstellen, Zwecke, Empfänger und Fristen |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | Systeme, Zwecke, Daten und Löschangaben |
| Einwilligungsmanagement | Folgen eines Widerrufs |
| Lösch- und Aufbewahrungskonzept | führende Frist-, System-, Hold- und Löschregeln |
| Testdaten, Anonymisierung und Pseudonymisierung | belastbare Abgrenzung und Prüfung einer Anonymisierung |
Erstgespräch unter info@smct-management.de vereinbaren
| Version | Datum | Änderung | Erstellt/geändert durch | Freigabe |
|---|---|---|---|---|
| 1.0 | 10.08.2026 | Entscheidungslogik, § 35 BDSG, Rollen, technische Tests, Qualitätsgate, Praxisbeispiel, Kennzahlen und interaktiven Prüfpfad ergänzt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 0.2 | 08.08.2026 | Lösch- und Aufbewahrungskonzept sowie Anonymisierungsverfahren als ausführende und prüfende Schnittstellen verknüpft | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 0.1 | 08.08.2026 | Musterverfahren für Löschung und Einschränkung erstellt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
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