¶ Fristen- und Nachweisregister
Beispielregister: Diese Seite beschreibt ein Musterregister für die fiktive „Muster GmbH“. Die dargestellten Felder und Beispielbedarfe sind keine realen Betroffenenanfragen, Fristberechnungen, Antworten oder Wirksamkeitsnachweise.
Fristregel: Anfragen werden unverzüglich bearbeitet und grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet. Eine zulässige Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate wird innerhalb des ersten Monats mit Gründen mitgeteilt.
Schutzregel: Das öffentliche Wiki enthält nur Aufbau, Statuslogik und leere Musterfelder. Identitätsdaten, Antragsinhalte, Suchergebnisse, Entscheidungen und Antworten verbleiben in einer zugriffsgeschützten Vorgangsablage.
¶ Dokumenteninformationen
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenten-ID | DSGVO-REG-03-01 |
| Dokumentenart | führendes Fristen- und Nachweisregister für Betroffenenanfragen |
| Wiki.js-Pfad | /DSGVO/03-Betroffenenrechte/Fristen-und-Nachweisregister |
| Verantwortlich | festzulegende Datenschutzkoordination / Register-Owner |
| Fachlich geprüft durch | Datenschutzbeauftragte/r, sofern benannt, Rechtsfunktion, Prozess- und Systemverantwortliche |
| Freigabe durch | Geschäftsführung beziehungsweise dokumentierte befugte Leitung |
| Status | Entwurf – Register, Fristenlogik, Rollen und Eskalationen nicht organisationsbezogen freigegeben |
| Version | 1.1 |
| Stand | 10.08.2026 |
| Gültig ab | Nach Konfiguration, Fristtest, Berechtigungstest und formaler Freigabe |
| Nächste Prüfung | Mindestens jährlich sowie nach Fristüberschreitung, Beschwerde, Fehlversand oder Prozessänderung |
| Schutzklasse | Vertraulich; Vorgangsregister und Originalnachweise besonders geschützt |
| DSGVO-Bezug | Insbesondere Artikel 5 Absatz 2, Artikel 12 sowie Artikel 15 bis 23 DSGVO |
| Schnittstellen | Betroffenenanfragen, Fachverfahren, VVT, Auftragsverarbeiter, Beschwerden, Datenschutzverletzungen und Dokumentenlenkung |
Ein führendes Register verbindet Frist, Zuständigkeit, Entscheidung, Kommunikation und geschützten Nachweis. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
¶ 1. Zweck
Das Register stellt sicher, dass jede erkannte Betroffenenanfrage:
- unverzüglich und eindeutig erfasst wird,
- eine verantwortliche Koordination und Vertretung erhält,
- mit rechtlich geprüfter Frist geführt wird,
- vollständig über Systeme und Dienstleister bearbeitet wird,
- Entscheidungen, Kommunikation und Umsetzung nachvollziehbar verbindet,
- ohne Veröffentlichung sensibler Vorgangsdaten nachgewiesen werden kann.
Das fachliche Grundverfahren ist Betroffenenanfragen und Identitätsprüfung.
¶ 1.1 So wird die Seite praktisch genutzt
Diese Seite verbindet vier Ebenen, die in der Praxis häufig getrennt geführt werden:
- Eingang erkennen: Auch eine formlose E-Mail, ein Schreiben, ein Anruf oder eine Äußerung gegenüber einer Fachabteilung kann eine Betroffenenanfrage enthalten.
- Frist steuern: Das Register hält den tatsächlichen Eingang, den geprüften Fristbeginn, interne Zieltermine und den äußeren Steuerungspunkt getrennt fest.
- Bearbeitung koordinieren: Such-, Prüf- und Umsetzungsaufträge werden über eine Vorgangs-ID zusammengeführt.
- Ergebnis nachweisen: Entscheidung, Antwort, Versand und technische Umsetzung bilden eine kontrollierbare Nachweiskette.
Das Register ersetzt weder die fachliche Prüfung des jeweiligen Rechts noch die geschützte Vorgangsakte. Es macht sichtbar, wer bis wann was entscheiden, umsetzen und belegen muss.
¶ 2. Führendes Register und Vorgangsakte
| Ebene | Inhalt | Schutz |
|---|---|---|
| Fristenregister | Vorgangs-ID, Termine, Rollen, Status, Eskalation und Referenzen | stark eingeschränkter Zugriff |
| Vorgangsakte | Antrag, Identitätsprüfung, Suchaufträge, Entscheidungen, Antworten und Anlagen | besonders geschützt; Need-to-know |
| öffentliche Wiki-Seite | Verfahren, Feldmodell, Statuslogik und Kontrollen | keine personenbezogenen Einzelfälle |
Mehrfache Schattenlisten in E-Mail, Tabellen und Tickets werden vermieden. Technische Fachaufträge verweisen auf die führende Vorgangs-ID.
¶ 3. Pflichtfelder des Registers
| Feldgruppe | Mindestinhalt |
|---|---|
| Identifikation | Vorgangs-ID, Eingang, Kanal und geschützte Aktenreferenz |
| Anliegen | Rechte, Wortlaut beziehungsweise Umfang und betroffene Personengruppe |
| Zuständigkeit | Koordination, Vertretung, Fachrollen und Freigaberolle |
| Identitätsstatus | offen, ausreichend bestätigt, zusätzliche Prüfung oder Vertretung |
| Frist | Fristbeginn, reguläres Ende, internes Ziel, Verlängerung und Begründung |
| Bearbeitung | VVT, Systeme, Dienstleister, Suchaufträge, Maßnahmen und Rückmeldungen |
| Entscheidung | vollständig, teilweise, abgelehnt, zurückgezogen oder nicht zuordenbar |
| Kommunikation | Eingangsbestätigung, Rückfragen, Verlängerung, Antwort und sicherer Kanal |
| Abschluss | Versandnachweis, offene Folgemaßnahmen, Löschdatum der Vorgangsakte und Review |
¶ 4. Fristenlogik
| Ereignis | Steuerungsregel |
|---|---|
| Eingang beim Verantwortlichen | Fristbeginn sichern; interne Weiterleitung setzt die Frist nicht neu |
| reguläre Bearbeitung | unverzüglich, grundsätzlich innerhalb eines Monats |
| Verlängerung | bei Erforderlichkeit wegen Komplexität oder Anzahl um bis zu zwei weitere Monate |
| Mitteilung der Verlängerung | innerhalb des ersten Monats mit Gründen |
| Nichttätigwerden | ohne Verzögerung, spätestens innerhalb eines Monats begründen und Rechtsbehelfe nennen |
| Identitätszweifel | zusätzliche notwendige Informationen unverzüglich anfordern und Wirkung auf Frist rechtlich dokumentieren |
Die konkrete Monatsberechnung, Wochenenden, Feiertage und Sonderfälle werden anhand des anwendbaren Rechts und einer geprüften Kalenderlogik festgelegt. Eine einfache Addition von 30 Tagen ist keine allgemein gültige Ersatzregel.
¶ 4.1 Fristenampel für die operative Steuerung
Die Ampel bewertet nicht automatisch die Rechtmäßigkeit. Sie zeigt den organisatorischen Handlungsbedarf. Farbe, Symbol und Text werden immer gemeinsam verwendet.
| Ampel | Operative Bedeutung | Mindestreaktion |
|---|---|---|
| 🟢 Grün – im Plan | Eingang und Fristbeginn dokumentiert; Identität, Owner und Suchaufträge geklärt; Rückmeldungen liegen im internen Zeitplan | Bearbeitung fortsetzen und nächsten Kontrollpunkt dokumentieren |
| 🟡 Gelb – Klärung oder Reserveverbrauch | Identität, Umfang, Zuständigkeit oder einzelne Rückmeldungen offen; interner Termin gefährdet; Verlängerung muss geprüft werden | Noch am selben Arbeitstag Owner, Blockade, Entscheidungstermin und Eskalationsstufe festhalten |
| 🔴 Rot – unverzügliche Eskalation | äußerer Termin erreicht oder überschritten, keine belastbare Antwort möglich, Fehlversand-/Offenlegungsrisiko oder fehlende Freigabe | Leitung und Datenschutzfunktion informieren, Sofortmaßnahmen dokumentieren und mögliche Datenschutzverletzung gesondert prüfen |
Wichtig: „Grün“ ergibt sich nicht allein aus vielen verbleibenden Kalendertagen. Ein Vorgang ohne bestätigte Zuständigkeit oder gestartete Suchaufträge ist mindestens gelb.
¶ 4.2 Gesetzliche Frist und interne Ziele trennen
| Terminart | Zweck | Darf automatisch verschoben werden? |
|---|---|---|
| tatsächlicher Eingang | Ausgangspunkt und Nachweis des organisatorischen Zugangs | Nein; Korrekturen werden begründet versioniert |
| geprüfter Fristbeginn | dokumentierte rechtliche Einordnung des Einzelfalls | Nur durch befugte Rolle mit Begründung |
| internes Ziel | Reserve für Suche, Prüfung, Freigabe und sicheren Versand | Ja, aber nur innerhalb des äußeren Rahmens und nachvollziehbar |
| äußerer Steuerungspunkt | spätester organisatorischer Warnpunkt für die Monatsfrist | Nein; Kalender- und Sonderfalllogik sind fachlich zu prüfen |
| verlängerter Steuerungspunkt | nur bei erforderlicher und fristgerecht mitgeteilter Verlängerung | Nicht automatisch durch Arbeitsbelastung oder fehlende Rückmeldung |
Das System bewahrt ursprüngliche und geänderte Termine mit Zeitstempel, Grund und freigebender Rolle auf. Ein überschriebenes Datum ohne Änderungshistorie zerstört einen wesentlichen Teil des Nachweises.
¶ 5. Interne Ziel- und Eskalationspunkte
Die Organisation legt kürzere interne Zielpunkte fest, zum Beispiel für:
- Erfassung und Erstzuordnung,
- Identitäts- und Vertretungsprüfung,
- Versand der Suchaufträge,
- Rückmeldung aus Fachbereichen und von Auftragsverarbeitern,
- Rechts- und Vollständigkeitsprüfung,
- Freigabe, sicheren Versand und Abschlusskontrolle.
Konkrete Tage werden erst organisationsbezogen festgelegt. Das Muster-Wiki behauptet keine freigegebenen Service-Level.
¶ 5.1 Beispiel eines internen Bearbeitungsplans
Die folgenden Punkte sind kein gesetzlicher Fristenkalender, sondern ein konfigurierbares Arbeitsbeispiel mit Sicherheitsreserve:
| Interner Zielpunkt | Beispielhandlung | Ergebnis/Nachweis |
|---|---|---|
| Eingangstag | Anfrage sichern, Vorgangs-ID vergeben, Datenschutzkoordination informieren | Eingangsnachweis und Registereintrag |
| bis Arbeitstag 2 | Recht, Identität, Vertretung, Umfang und zuständige Systeme vorprüfen | dokumentierte Ersteinstufung |
| bis Arbeitstag 5 | Such- und Maßnahmenaufträge an Fachrollen und Auftragsverarbeiter senden | vollständige Auftragsliste mit Terminen |
| bis Arbeitstag 14 | Rückläufe auf Vollständigkeit, Datenbezug und Hindernisse prüfen | Rücklaufstatus und offene Punkte |
| bis Arbeitstag 21 | Entscheidung, Schwärzung, Empfängerbezug und technische Umsetzung prüfen | Antwortentwurf und Prüfvermerk |
| bis Arbeitstag 25 | Freigabe, sichere Bereitstellung und Versand vorbereiten | Freigabe- und Versandbereitschaft |
| vor äußerem Termin | Versand und gegebenenfalls technische Maßnahme kontrollieren | Versandnachweis, Umsetzungsnachweis und Abschlussreview |
Organisationen passen diese Ziele an Komplexität, Betriebsmodell und Risikolage an. Feste interne Termine dürfen nicht dazu führen, dass einfache Anträge unnötig bis zum letzten Tag liegen bleiben; Artikel 12 verlangt eine Bearbeitung ohne unnötige Verzögerung.
¶ 6. Statusmodell
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Eingang erfasst; Einordnung und Fristprüfung offen |
| Identität offen | Bearbeitung vorbereitet; Offenlegung oder Änderung noch nicht freigegeben |
| In Bearbeitung | Such- oder Umsetzungsaufträge aktiv |
| Rückfrage | notwendige Präzisierung oder Zusatzinformation angefordert |
| Verlängert | Verlängerung rechtlich geprüft und fristgerecht mitgeteilt |
| Zur Prüfung | Ergebnisse und Antwort im fachlichen Review |
| Beantwortet | Antwort sicher versendet; Folgemaßnahmen werden noch geprüft |
| Abgeschlossen | Antwort, Umsetzung und Nachweis vollständig kontrolliert |
| Überfällig | gesetzliches oder internes Fristziel verfehlt; Eskalation aktiv |
„Beantwortet“ und „abgeschlossen“ bleiben getrennt, wenn technische Folgemaßnahmen oder Empfängerbestätigungen noch offen sind.
¶ 6.1 Statuswechsel mit Mindestnachweis
| Wechsel | Erforderlicher Nachweis |
|---|---|
| Neu → Identität offen/bestätigt | Eingang, Kontaktkanal, Prüfbedarf und datensparsame Identitätsentscheidung |
| Identität bestätigt → In Bearbeitung | Owner, betroffene Rechte, Systeme, Dienstleister und Suchaufträge |
| In Bearbeitung → Zur Prüfung | Rücklaufliste, offene Abweichungen, Entscheidungsgrundlage und Umsetzungsstatus |
| Zur Prüfung → Beantwortet | fachliche Freigabe, sichere Empfänger-/Kanalprüfung und Versandnachweis |
| Beantwortet → Abgeschlossen | technische Folgemaßnahmen, Empfängerinformation, Restpunkte und Lösch-/Aufbewahrungsentscheidung |
Ein manueller Statuswechsel ohne diese Mindestinformationen wird vom Owner zurückgewiesen oder als Datenqualitätsmangel gelb markiert.
¶ 7. Such- und Maßnahmenaufträge
Jeder Auftrag an Fachbereich, Systemverantwortliche oder Auftragsverarbeiter enthält:
- Vorgangs-ID statt unnötiger vollständiger Identitätsdaten,
- konkret betroffene Systeme, Daten, Rechte und Zeitraum,
- erforderliche Handlung oder Rückmeldung,
- internen Termin vor dem gesetzlichen Fristende,
- sicheren Rückmeldekanal,
- Verantwortliche und Vertretung,
- Eskalationsweg bei Hindernissen.
¶ 8. Verlängerung und Teilantwort
Eine Verlängerung wird nicht automatisch wegen Arbeitsbelastung gesetzt. Dokumentiert werden Komplexität oder Anzahl der Anträge, notwendige zusätzliche Arbeiten, Entscheidung und rechtzeitige Mitteilung.
Soweit belastbar möglich, werden unstreitige Teile ohne unnötiges Warten bearbeitet. Teilantworten, offene Punkte und späterer Abschluss werden eindeutig gekennzeichnet.
¶ 9. Gebühren, Ablehnung und Nichttätigwerden
Eine Gebühr oder Ablehnung wegen offenkundig unbegründeter oder exzessiver Anträge erfordert eine konkrete dokumentierte Prüfung. Der Verantwortliche trägt die Nachweislast. Wiederholung oder hoher Aufwand allein genügt nicht automatisch.
Die Antwort enthält die Gründe und Hinweise auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde sowie gerichtlichen Rechtsbehelf.
¶ 10. Schutz und Berechtigungen
- rollenbasierter Zugriff auf Register und Vorgangsakten,
- Trennung von Bearbeitung, fachlicher Prüfung und Administration, soweit angemessen,
- keine sensiblen Inhalte in ungeschützten Betreffzeilen oder allgemeinen Tickets,
- Protokollierung von Zugriff, Export, Änderung und Versand,
- verschlüsselte beziehungsweise geschützte Übertragung,
- zeitlich kontrollierte Arbeitskopien und sichere Löschung,
- regelmäßige Berechtigungsreviews und Wiederherstellungstests.
¶ 11. Leeres Musterregister
| Vorgangs-ID | Eingang | Rechte | Fristende | Owner | Status | Eskalation | geschützte Referenz |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Noch anzulegen | – | – | – | festzulegen | Kein Realvorgang | – | geschützte Ablage festzulegen |
Die Zeile ist ein Strukturbeispiel, kein Nachweis einer bearbeiteten Anfrage.
¶ 11.1 Nachweisampel je Vorgang
| Ampel | Nachweisqualität | Konsequenz |
|---|---|---|
| 🟢 Grün – prüfbar | Register, Vorgangsakte, Entscheidung, Antwort, Versand und Umsetzung stimmen überein; Referenzen sind erreichbar und zugriffsgeschützt | Abschlussreview zulässig |
| 🟡 Gelb – unvollständig | einzelne Rückmeldungen, Freigaben, Empfängerbestätigungen oder technische Nachweise fehlen | Vorgang bleibt offen; Verantwortliche und Nachliefertermin festlegen |
| 🔴 Rot – widersprüchlich oder unsicher | Termine, Entscheidung und Umsetzung widersprechen sich; Nachweis fehlt; Antwort ging möglicherweise an falsche Person | Abschluss sperren, unverzüglich eskalieren und Sicherheits-/Verletzungsprüfung starten |
Die Ampel wird nicht aus der Anzahl hochgeladener Dateien berechnet. Entscheidend sind Aussagekraft, Zuordnung, Schutz, Integrität und Übereinstimmung der Nachweise.
¶ 11.2 Beispiel einer kontrollierten Nachweiskette
| Ereignis | Nachweis in der geschützten Akte | Qualitätsprüfung |
|---|---|---|
| Eingang | Originalnachricht oder Gesprächsvermerk, Zeitstempel, Eingangskanal | vollständig, unverändert, Vorgangs-ID zugeordnet |
| Identität/Vertretung | dokumentierte Entscheidung und nur erforderliche Zusatzinformationen | verhältnismäßig, nicht datenexzessiv |
| Suche/Umsetzung | Aufträge, Systemrückläufe, Dienstleisterantworten und Prüfergebnis | alle relevanten Systeme und Empfänger abgedeckt |
| Entscheidung | Rechtsprüfung, Ausnahmen, Abwägung und Freigabe | verständlich, widerspruchsfrei, befugte Rolle |
| Kommunikation | finale Antwort, Anhänge, Empfänger- und Kanalprüfung | richtige Fassung, richtige Person, sicherer Weg |
| Abschluss | Versandbeleg, technische Umsetzung, Restpunkte und Review | Register und Realität stimmen überein |
¶ 12. Kennzahlen ohne Scheinsicherheit
Sinnvolle Auswertungen können umfassen:
- Anzahl nach Recht, Kanal, Prozess und Status,
- fristgerecht abgeschlossene Vorgänge,
- interne Zielüberschreitungen und gesetzliche Fristüberschreitungen getrennt,
- Dauer von Identitätsprüfung, Fachrückmeldung, Review und Versand,
- Verlängerungen und Gründe,
- Nacharbeiten, Beschwerden, Fehlversendungen und wiederkehrende Ursachen,
- offene technische oder organisatorische Folgemaßnahmen.
Eine hohe Abschlussquote ist kein Wirksamkeitsnachweis, wenn Antworten unvollständig, unsicher oder technisch nicht umgesetzt sind.
¶ 13. Kontrollen
- Wird jede Anfrage unabhängig vom Eingangskanal erkannt?
- Ist der Fristbeginn korrekt und manipulationsgeschützt dokumentiert?
- Liegen interne Termine vor dem gesetzlichen Ende?
- Sind Abwesenheiten und Vertretungen wirksam berücksichtigt?
- Werden Verlängerungen rechtzeitig und begründet mitgeteilt?
- Stimmen Register, Vorgangsakte, Antwort und technische Umsetzung überein?
- Sind überfällige oder blockierte Vorgänge sichtbar eskaliert?
- Werden Vorgangsakten nach einer festgelegten Regel aufbewahrt und gelöscht?
¶ 13.1 Rote Sicherheitsstopps
Die Antwort oder technische Maßnahme wird nicht freigegeben, wenn mindestens einer der folgenden Punkte ungeklärt ist:
- Identität, Vertretungsmacht oder Zieladresse sind nicht hinreichend bestätigt.
- Das Antwortpaket enthält Daten einer anderen Person oder unnötige interne Informationen.
- Schwärzungen sind technisch rückgängig zu machen oder Metadaten offenbaren zusätzliche Inhalte.
- Export, Downloadlink, Passwort oder Schlüssel werden über einen ungeprüften beziehungsweise denselben unsicheren Kanal versendet.
- Suchumfang, Empfänger, Auftragsverarbeiter oder relevante Archiv-/Backupsysteme sind offenkundig unvollständig geprüft.
- Eine Löschung, Berichtigung, Einschränkung oder Werbesperre wird behauptet, obwohl die technische Umsetzung nicht belegt ist.
- Registerstatus und Vorgangsakte widersprechen sich.
Ein möglicher Fehlversand oder eine unberechtigte Offenlegung wird zusätzlich nach dem Verfahren für Datenschutzverletzungen bewertet. Die Frist einer Betroffenenanfrage und mögliche Meldefristen für Datenschutzverletzungen werden getrennt gesteuert.
¶ 14. Interaktiver Fristenmonitor
Der folgende Baustein dient der internen Orientierung. Er berechnet aus einem gewählten Eingangsdatum einen frühen internen Zieltermin und zeigt die regulären äußeren Steuerungspunkte. Er speichert keine Eingabe und entscheidet weder den rechtlichen Fristbeginn noch die Zulässigkeit einer Verlängerung. Wochenenden, Feiertage, Sondervorschriften, Zweifel an der Identität und die Umstände des Einzelfalls müssen durch die zuständige Rolle geprüft werden.
Entwurfshinweis: Keine Fristberechnung ersetzt die dokumentierte Einzelfallprüfung nach Artikel 12 DSGVO.
¶ 14.1 Fristentscheidung dokumentieren
Die Fallakte hält nicht nur ein errechnetes Datum fest, sondern die Herleitung: tatsächlicher Eingangskanal, Zeitpunkt des organisatorischen Zugangs, Antragstyp, Identitätsstatus, mögliche Präzisierung, Komplexität, Zahl paralleler Anträge und gegebenenfalls einschlägige Sonderregelungen. Änderungen werden versioniert. Ein nachträglich korrigierter Fristbeginn überschreibt nicht den ursprünglichen Eintrag, sondern erhält Grund, Freigabe und Zeitstempel.
¶ 14.2 Verständliche Statusanzeige
Für die operative Steuerung werden mindestens vier Zeitpunkte sichtbar geführt:
| Steuerungspunkt | Zweck |
|---|---|
| Eingang und Erfassung | Belegt, wann die Organisation Kenntnis erhielt und wer den Fall übernommen hat |
| interner Zieltermin | Schafft Reserve für Suche, Prüfung, Schwärzung, Freigabe und sicheren Versand |
| regulärer äußerer Termin | Macht den gesetzlichen Monatszeitraum als Eskalationspunkt sichtbar |
| gegebenenfalls verlängerter Termin | Wird nur mit dokumentierter Erforderlichkeit und rechtzeitiger Mitteilung aktiviert |
Aus diesen Steuerungspunkten wird die folgende, stets textlich erläuterte Ampel abgeleitet:
| Anzeige | Aussage des Monitors | Aussagegrenze |
|---|---|---|
| 🟢 Grün – planmäßig | Kerndaten und nächste Bearbeitungsschritte sind geklärt; interner Zieltermin ist erreichbar | keine automatische Aussage über Vollständigkeit oder Rechtmäßigkeit |
| 🟡 Gelb – Handlungsbedarf | Rückfrage, Identitätsklärung, fehlender Rücklauf oder schwindende Zeitreserve | erfordert dokumentierte Entscheidung und Termin, nicht bloß Beobachtung |
| 🔴 Rot – Eskalation | äußerer Termin, Sicherheitsstopp oder wesentliche Blockade erfordert Sofortentscheidung | bedeutet nicht automatisch einen festgestellten DSGVO-Verstoß |
Eine grüne Anzeige darf nicht allein bedeuten, dass noch Zeit vorhanden ist. Grün setzt voraus, dass Identität, Zuständigkeit und Suchaufträge geklärt sind. Gelb zeigt fehlende Rückmeldungen oder eine notwendige Fachentscheidung. Rot verlangt unverzügliche Eskalation und eine dokumentierte Entscheidung.
¶ 14.3 Vertretung und Ausfallsicherheit
Das Register erhält je Fall eine primäre und eine vertretende Rolle. Abwesenheiten, Feiertage und Systemausfälle werden nicht durch Fristverschiebung kompensiert, sondern durch vorab festgelegte Vertretung, Notfallzugriff und alternative Kommunikationswege. Mindestens monatlich wird getestet, ob zentrale Eingänge, automatische Weiterleitungen und Eskalationsmeldungen tatsächlich funktionieren.
¶ 15. Verknüpfte Seiten
| Seite | Funktion |
|---|---|
| Betroffenenanfragen und Identitätsprüfung | führendes Bearbeitungs- und Identitätsverfahren |
| Auskunft | Suchumfang, Informationskatalog und Datenkopie |
| Berichtigung | Richtigkeitsprüfung und systemweite Korrektur |
| Löschung und Einschränkung | technische Maßnahmen und Empfängerinformation |
| Widerspruch | Sofortsperre, Entscheidung und Negativtest |
| Datenübertragbarkeit | Export, Format und sichere Übermittlung |
| Automatisierte Entscheidungen und Profiling | menschliche Überprüfung und Anfechtung |
¶ 16. Offizielle Grundlagen
- DSGVO, insbesondere Artikel 5 Absatz 2, Artikel 12 und Artikel 15 bis 23 – EUR-Lex
- Betroffenenrechte – Europäischer Datenschutzausschuss
¶ 17. Weiterführende Informationen von SMCT MANAGEMENT
Unterstützung bei Datenschutzmanagement, Betroffenenrechten, Registeraufbau und überprüfbaren Workflows
Erstgespräch unter info@smct-management.de vereinbaren
¶ 18. Änderungshistorie
| Version | Datum | Änderung | Erstellt/geändert durch | Freigabe |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | 10.08.2026 | Fristen-, Status- und Nachweisampeln, internen Bearbeitungsplan, Nachweiskette und Sicherheitsstopps ergänzt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 1.0 | 09.08.2026 | Fristentscheidung, Statuslogik, Ausfallsicherheit und interaktiven Fristenmonitor ergänzt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 0.1 | 08.08.2026 | Musterregister für Fristen, Eskalation, Kommunikation und Nachweise erstellt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
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