Beispieldokument: Diese Seite ist ein nicht freigegebener Musterprozess für die fiktive „Muster GmbH“. Sie enthält keine reale Verarbeitung, Bewertung, Maßnahme, Datenschutz-Folgenabschätzung oder Freigabe.
Zeitpunkt: Eine erforderliche DSFA wird vor Beginn der Verarbeitung beziehungsweise vor einer wesentlichen risikorelevanten Änderung durchgeführt. Ein bereits gestarteter Betrieb ist kein Ersatz für die Vorabbewertung.
Entscheidungsgrenze: Eine DSFA legalisiert keine unzulässige Verarbeitung. Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Erforderlichkeit und sonstige Pflichten werden eigenständig geprüft.
| Feld | Wert |
|---|---|
| Dokumenten-ID | DSGVO-MA-05-02 |
| Dokumentenart | Verfahren und Dokumentationsrahmen für Datenschutz-Folgenabschätzungen |
| Wiki.js-Pfad | /DSGVO/05-Risiken-DSFA-und-TOM/Datenschutz-Folgenabschaetzung |
| Verantwortlich | festzulegender Verantwortlicher / Prozesseigner mit Datenschutzkoordination |
| Fachlich geprüft durch | Datenschutzbeauftragte/r, sofern benannt, Rechtsfunktion, Informationssicherheit, IT und betroffene Fachrollen |
| Freigabe durch | Geschäftsführung beziehungsweise dokumentierte befugte Leitung |
| Status | Entwurf – Methodik, Rollen, Befugnisse, Vorlagen und Fristen nicht organisationsbezogen freigegeben |
| Version | 0.3 |
| Stand | 08.08.2026 |
| Gültig ab | Nach fachlicher Prüfung, Methodentest und formaler Freigabe |
| Nächste Prüfung | Mindestens jährlich sowie bei Rechts-, Aufsichts-, Verarbeitungs-, Technik- oder Risikoänderungen |
| Schutzklasse | Vertraulich bis streng vertraulich; vollständige DSFA, Systeme, Risiken und Nachweise geschützt |
| DSGVO-Bezug | Erwägungsgründe 75, 84 und 89 bis 94 sowie Artikel 5 Absatz 2, 24, 25, 32, 35 und 36 DSGVO |
| Schnittstellen | DSFA-Prüfregister, VVT, Datenschutz-Risikomethodik, Risikoregister, TOM, Projekte, Lieferanten, Transfers, Vorfälle und Betroffenenrechte |
Die DSFA verbindet Verarbeitungskontext, Notwendigkeit, Risiken für Menschen und nachweislich wirksame Maßnahmen mit einer kontrollierten Entscheidung. Eigene redaktionelle SVG-Grafik. Zum Vergrößern öffnen.
Die Datenschutz-Folgenabschätzung untersucht eine Verarbeitung, die voraussichtlich ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Sie beschreibt die geplante Verarbeitung, bewertet Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit, analysiert Risiken und legt Abhilfemaßnahmen fest.
Die DSFA ist ein fortlaufender Steuerungsprozess. Das ausgefüllte Dokument ist dessen nachvollziehbarer Entscheidungs- und Nachweisstand.
Vor Beginn liegen mindestens vor:
DSFA-JA aus dem DSFA-Prüfregister,Fehlende Informationen werden nicht als niedriges Risiko interpretiert. Sie führen zu gezielter Klärung und gegebenenfalls zur Zurückstellung des Starts.
Jede DSFA erhält eine eindeutige Kennung, zum Beispiel DSFA-YYYY-NNN, und dokumentiert:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| DSFA-ID / Version | eindeutige Kennung, Fassung und Änderungsstand |
| Screening-ID | Entscheidung und Auslöser aus dem Prüfregister |
| VVT-/Projektbezug | einbezogene Verarbeitungen, Systeme und Änderungen |
| Verantwortlicher | Rechtsträger und entscheidungsbefugte Rolle |
| DSFA-Team | Rollen, Aufgaben, Beiträge und Interessenkonflikte |
| Beginn / Stichtag | Planungsbeginn, Quellenstand und geplante Inbetriebnahme |
| einbezogen | Zwecke, Prozessschritte, Datenflüsse, Standorte und Empfänger |
| ausgeschlossen | begründete Abgrenzungen und Schnittstellen |
| Methodik | verwendete Risiko- und Bewertungsmethode mit Fassung |
| Schutzreferenz | kontrollierter Ablageort der vollständigen Arbeitsunterlagen |
Ähnliche Verarbeitungsvorgänge können gemeinsam betrachtet werden, wenn ihre Zwecke, Merkmale und hohen Risiken ausreichend vergleichbar sind und die Abdeckung nachvollziehbar bleibt.
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| Verantwortlicher / befugte Leitung | Rechenschaft, Ressourcen und abschließende Entscheidung |
| Prozesseigner / Projektleitung | vollständige fachliche Beschreibung und Umsetzung steuern |
| Datenschutzkoordination | Verfahren, Dokumentation, Termine und Schnittstellen koordinieren |
| Datenschutzbeauftragte/r | beraten und Durchführung überwachen, sofern benannt |
| Informationssicherheit / IT | Architektur, Bedrohungen, Kontrollen und Wirksamkeit bewerten |
| Recht / Compliance | Rechtsgrundlagen, Erforderlichkeit und besondere Pflichten prüfen |
| Einkauf / Lieferantenmanagement | Dienstleister, Verträge, Unterauftragnehmer und Exit beisteuern |
| Betroffenen- oder Interessenvertretung | Standpunkte und Auswirkungen einbringen, soweit angemessen |
Die Verantwortung für die DSFA verbleibt beim Verantwortlichen. Beiträge von Auftragsverarbeitern, Herstellern oder Beratern ersetzen diese Verantwortung nicht.
Die Beschreibung nach Artikel 35 Absatz 7 Buchstabe a umfasst mindestens:
Ein Datenflussdiagramm ergänzt den Text, wenn mehrere Systeme, Rollen, Länder oder Empfänger beteiligt sind.
Artikel 35 Absatz 7 Buchstabe b verlangt eine Bewertung in Bezug auf den Zweck. Geprüft werden:
| Prüffeld | Leitfragen |
|---|---|
| Zweck | Ist jeder Zweck eindeutig, festgelegt und legitim? |
| Rechtsgrundlage | Trägt die Grundlage genau den Zweck und Verarbeitungsschritt? |
| Erforderlichkeit | Kann der Zweck mit weniger Daten, geringerer Reichweite oder weniger eingriffsintensiv erreicht werden? |
| Angemessenheit | Stehen Mittel, Umfang, Dauer und Folgen in einem vertretbaren Verhältnis zum Zweck? |
| Datenminimierung | Sind Felder, Quellen, Zugriffe, Empfänger und Auswertungen auf das Notwendige begrenzt? |
| Richtigkeit | Wie werden Herkunft, Qualität, Berichtigung und Fehlentscheidungen behandelt? |
| Speicherbegrenzung | Sind Auslöser, Fristen, Sperren, Backups und Löschprüfungen bestimmt? |
| Transparenz | Erhalten betroffene Personen verständliche und rechtzeitige Informationen? |
| Rechte | Sind Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und weitere Rechte praktisch wirksam? |
| Datenschutzgestaltung | Sind datenschutzfreundliche Architektur und Voreinstellungen belegt? |
| Dienstleister / Transfers | Sind Rollen, Verträge, Weisungen, Garantien und internationale Zugriffe geklärt? |
Eine nicht notwendige oder unverhältnismäßige Verarbeitung wird umgestaltet oder nicht begonnen; sie wird nicht allein durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen legitimiert.
Gegebenenfalls wird nach Artikel 35 Absatz 9 der Standpunkt betroffener Personen oder ihrer Vertretungen eingeholt. Festgelegt werden:
Wird kein Standpunkt eingeholt, werden Angemessenheit und Gründe dokumentiert. Eine pauschale Annahme ersetzt die Prüfung nicht.
Die Bewertung folgt der Datenschutz-Risikomethodik und betrachtet mögliche materielle und immaterielle Nachteile für Menschen.
Jedes Szenario enthält:
Aufgrund von
[Ursache oder Bedingung]kann[Ereignis]eintreten. Für[Personengruppe]können daraus[Folgen für Rechte und Freiheiten]entstehen.
Zu prüfen sind insbesondere:
| Feld | Mindestinhalt |
|---|---|
| Risiko-ID | eindeutige Referenz zum Risikoregister |
| Szenario | Ursache, Ereignis, Personen und Folgen |
| betroffene Rechte | konkrete Freiheits- und Schutzinteressen |
| Quellen / Annahmen | Tatsachen, Studien, Tests und Unsicherheiten |
| Wahrscheinlichkeit | Stufe und konkrete Begründung |
| Schwere | Stufe und konkrete Begründung |
| verstärkende Faktoren | Umfang, Sensibilität, Dauer, Abhängigkeit oder Irreversibilität |
| Ausgangsrisiko | Bewertung vor zusätzlichen Maßnahmen |
| bestehende Kontrollen | nur tatsächlich umgesetzte und belegte Kontrollen |
Eine Zahl ohne Szenario und Begründung ist keine belastbare DSFA. Gesetzliche Pflicht, Rechtmäßigkeit und Verhältnismäßigkeit werden nicht allein durch einen Risikowert entschieden.
Artikel 35 Absatz 7 Buchstabe d verlangt Maßnahmen zur Bewältigung der Risiken einschließlich Garantien, Sicherheitsvorkehrungen und Verfahren zum Nachweis der DSGVO-Einhaltung.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Maßnahme-ID | eindeutige Kennung und Risikozuordnung |
| Beschreibung | konkrete rechtliche, technische oder organisatorische Änderung |
| Zielwirkung | Ursache, Wahrscheinlichkeit oder Auswirkung, die beeinflusst wird |
| Owner / Frist | verantwortliche Rolle und verbindlicher Termin |
| Status | geplant, in Umsetzung, umgesetzt, geprüft oder unwirksam |
| Nachweis | Konfiguration, Test, Protokoll, Vertrag, Stichprobe oder Kontrollbericht |
| Wirksamkeitskriterium | messbarer Sollzustand und Prüfmethode |
| Restrisiko | neue Bewertung nach bestätigter Wirksamkeit |
Planmaßnahmen senken das bewertete Restrisiko erst, wenn Umsetzung und Wirkung belastbar bestätigt sind.
Maßnahmen werden dem konkreten Risiko zugeordnet; eine allgemeine TOM-Liste genügt nicht allein.
Ist ein Datenschutzbeauftragter benannt, holt der Verantwortliche nach Artikel 35 Absatz 2 dessen Rat ein. Dokumentiert werden:
Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht; er übernimmt nicht die Verantwortlichkeit des Verantwortlichen.
Nach bestätigter Maßnahmenwirkung werden Wahrscheinlichkeit, Schwere und weitere Faktoren neu bewertet.
| Entscheidung | Bedeutung | Folge |
|---|---|---|
| unvollständig | Informationen, Prüfungen oder Nachweise fehlen | kein unbegründeter Start; offene Punkte schließen |
| umzugestalten | Notwendigkeit, Verhältnismäßigkeit oder Risiko ist nicht vertretbar | Zweck, Prozess oder Technik ändern und erneut bewerten |
| startfähig mit Bedingungen | Anforderungen und Maßnahmen sind vor Start erfüllt; Restrisiko begründet vertretbar | Bedingungen, Freigabe und Review überwachen |
| nicht startfähig | erforderliche Voraussetzungen oder wirksame Maßnahmen fehlen | Verarbeitung nicht beginnen beziehungsweise aussetzen |
| vorherige Konsultation | hohes Restrisiko bleibt ohne ausreichende Eindämmung | Aufsichtsbehörde vor Verarbeitung nach Artikel 36 konsultieren |
Eine interne Risikoakzeptanz ersetzt weder zwingende Anforderungen noch die vorherige Konsultation.
Zeigt die DSFA, dass die Verarbeitung ohne ausreichende Maßnahmen ein hohes Risiko zur Folge hätte und dieses nicht angemessen eingedämmt werden kann, konsultiert der Verantwortliche vor der Verarbeitung die zuständige Aufsichtsbehörde.
Vorbereitet werden insbesondere:
Bis zur zulässigen Entscheidung wird die betroffene Verarbeitung nicht begonnen.
Die Freigabe enthält:
Vor Produktivstart wird kontrolliert, ob die freigegebene Verarbeitung und die geprüfte technische Konfiguration übereinstimmen.
Nach Artikel 35 Absatz 11 wird überprüft, ob die Verarbeitung entsprechend der DSFA durchgeführt wird, zumindest wenn sich das Risiko ändert. Auslöser sind insbesondere:
Die DSFA wird versioniert fortgeschrieben oder mit dokumentierter Begründung neu aufgesetzt.
Die vollständige DSFA muss nach den Leitlinien nicht generell veröffentlicht werden. Eine verständliche Zusammenfassung kann Vertrauen und Transparenz stärken, sofern sie keine Sicherheitsdetails, Rechte Dritter, Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Informationen offenlegt.
Veröffentlichungsumfang, Freigabe, Schwärzungen und Aktualisierung werden dokumentiert. Eine öffentliche Kurzfassung ersetzt nicht die vollständige geschützte DSFA.
Das öffentliche Wiki enthält nur Verfahren, Metadaten und leere Musterstrukturen.
| DSFA-ID | Screening / VVT | Verarbeitung | Owner | Status | höchstes Restrisiko | DSB-Rat | Entscheidung | Konsultation | Review | Schutzreferenz |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| – | – | – | – | – | – | – | – | – | – | Kein realer Eintrag im Muster-Wiki |
| Seite | Funktion |
|---|---|
| DSFA-Prüfregister | dokumentierte Entscheidung, ob eine DSFA erforderlich ist |
| DSFA-Vorlage | öffentliches Struktur- und Qualitätsmodell für die geschützte Fallbearbeitung |
| Datenschutz-Risikomethodik | Szenariobildung, Bewertung, Maßnahmenwirkung und Restrisiko |
| Datenschutz-Risikoregister | Risiko- und Maßnahmenreferenzen |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | führender Verarbeitungskontext |
| Automatisierte Entscheidungen und Profiling | automatisierte Bewertung, Wirkungen und Schutzmechanismen |
| Transfer Impact Assessment | gesonderte Prüfung internationaler Übermittlungen |
| Dokumenten- und Nachweislenkung | Status, Version, Schutz und kontrollierte Nachweise |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | Maßnahmenbestand, Umsetzung, Wirksamkeit und Nachweise |
| Privacy by Design und by Default | Projekt-Gates, Gestaltung, Voreinstellungen und Freigabe |
| Lösch- und Aufbewahrungskonzept | Speicherbegrenzung, Fristen, Holds und Wirksamkeitsnachweise |
| Testdaten, Anonymisierung und Pseudonymisierung | Datenminimierung, Identifizierbarkeit und kontrollierte Tests |
Das EDSA-Muster ist eine hilfreiche Dokumentationsorientierung, nach der offiziellen Konsultationsseite zum Seitenstand jedoch noch zu finalisieren. Vor organisationsbezogener Übernahme werden Finalstatus, Fassung und Vorgaben der zuständigen Aufsichtsbehörde erneut geprüft.

Erstgespräch unter info@smct-management.de vereinbaren
| Version | Datum | Änderung | Erstellt/geändert durch | Freigabe |
|---|---|---|---|---|
| 0.3 | 08.08.2026 | Privacy-by-Design-, Lösch- und Testdatenverfahren als vertiefende Gestaltungs- und Maßnahmenquellen verknüpft | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 0.2 | 08.08.2026 | TOM-Verzeichnis als führende Quelle für Maßnahmenstatus, Wirksamkeit und Nachweise einer DSFA verknüpft | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |
| 0.1 | 08.08.2026 | Musterverfahren mit Verarbeitung, Notwendigkeit, Verhältnismäßigkeit, Betroffenenperspektive, Risiken, Maßnahmen, DSB-Rat, Restrisiko, Konsultation und Review erstellt | Datenschutzkoordination / Musterrolle | Ausstehend |